Hiện nay khi triển khai một dự án ERP, ITLOGISTIC luôn sử dụng qui trình triển khai theo Roadmap chuẩn, đây là một qui trình triển khai chuẩn được xây dựng dựa vào những kinh nghiệm thực tiễn khi triển khai hàng ngàn dự án giải pháp ERP thành công cho khách hàng là các doanh nghiệp trên khắp toàn cầu, đồng thời kết hợp với chuẩn quản lý dự án chuyên nghiệp (PMI)
Việc áp dụng theo qui trình này sẽ giúp cho đội dự án cũng như khách hàng giảm thiểu rủi ro triển khai, rút ngắn thời gian, giảm chi phí dự án và tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực cho dự án nhằm một mục đích cuối cùng là đảm bảo triển khai thành công giải pháp ERP cho các khách hàng.
Thiết kế các tài liệu giải pháp – Blueprint Preparation
Mục tiêu đặt ra
Xây dựng giải pháp chi tiết để đạt được mục tiêu quản lý cấp cao và mục tiêu chi tiết từng phần hành.
Xây dựng giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai (TO-BE process).
Xây dựng giải pháp chi tiết tích hợp (nếu có)
Xác định những vấn đề cần thay đổi
Xác định danh sách các báo cáo cần phát triển
Công việc cần thực hiện
Xây dựng giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai:
Xây dựng cơ cấu tổ chức (Organization Structure)
Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai (Business Blueprint)
Thực hiện các cuộc hội thảo với KeyUser, BPO để thống nhất giải pháp chi tiết, các quy trình chi tiết. Đặc biệt là các giải pháp để quản lý được các mục tiêu cấp cao, mục tiêu chi tiết.
Thống nhất những thay đổi khi ứng quy quy trình mới và giải pháp quản lý thay đổi.
Quản lý tổ chức đơn vị đa cấp, dễ thực hiện các nghiệp vụ tổ chức thành lập mới các đơn vị cũng như giải thể, sát nhập, chia tách các đơn vị.
Quản lý hồ sơ nhân sự từ thông tin cơ bản đến lý lịch chi tiết.
Quản lý chấm công kiểm soát thời gian làm việc, làm thêm, tăng ca, nghỉ phép của nhân viên, cho phép thực hiện linh hoạt nhiều phương pháp chấm công.
Quản lý bảo hiểm và các khoản khấu trừ;
Quản lý tính lương theo nhiều hình thức cơ bản hoặc kết hợp cho nhiều nhóm đối tượng từ tính lương theo thời gian, tính lương theo sản phẩm, tính lương theo doanh thu hoặc tính lương 3Ps.
Quản lý đánh giá nhân viên: theo các tiêu chí đánh giá được thiết lập linh động
Quản lý tuyển dụng: thống kê các công việc, vị trí còn trống, đơn ứng tuyển, phỏng vấn, xử lý các bước trong quy trình tuyển dụng, phục vụ công tác hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả
Quản lý giao và đánh giá BSC/KPI đơn vị như: giao KPI đơn vi; báo cáo KRI đơn vị; thẩm định BSC đơn vị; công bố BSC đơn vị; đánh giá BSC đơn vị.
Quản lý đăng ký và đánh giá KRI đơn vị; giao KRI cho đơn vị như: đăng ký KRI đơn vị, xác nhân KRI đơn vị, thẩm định và đánh giá KRI đơn vị và lãnh đạo thực hiện giao KRI cho đơn vị.
Quản lý đăng ký và đánh giá KRI cá nhân: đăng ký KRI cá nhân, xác nhận KRI cá nhân, đánh giá và xếp loại cá nhân.
Quản lý hệ thống kho bãi và vị trí địa điểm dãy, lô, kệ, giá, tầng, ngăn,.. một cách linh động theo nhu cầu; Quản lý sức chứa, sức tải, vị trí không gian tại các điều kiện môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, độ thoáng gió;
Quản lý hệ thống thông tin sản phẩm và đánh mã vạch sản phẩm, lô bộ, bao gói nhiều lớp hỗ trợ cho áp dụng quy trình quản lý kho tự động;
Quản lý các hoạt động kho như nhập kho; xuất kho; dịch chuyển kho; tái sắp xếp kho; hủy hàng hết hạn theo yêu cầu;
Quản lý hỗ trợ gợi ý vị trí lô trống, gợi ý vị trí nhặt hàng, đóng gói đảm bảo các nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO;
Quản lý hàng hóa theo lô/số sê-ri và truy xuất nguồn gốc đầy đủ;
Tự động lập phiếu xuất hàng và phiếu đề xuất cung ứng trên các nguyên tắc đã thiết lập từ nhu cầu đặt hàng, sản xuất, bán hàng, chuyển kho, phân phối;
Thực hiện kiểm kê và điều chỉnh kiểm kê.
Quản lý định mức tồn kho gồm tồn min và tồn max, kiểm soát lượng hàng hợp lý cân đối cho cả cho hoạt động lưu kho và logistics.
In các phiếu kho, lập báo cáo hoạt động kho, báo cáo cảnh báo theo yêu cầu.
Quản lý thông tin liên hệ đa vai trò như khách hàng, người đại diện, nhà cung cấp, đại lý
Quản lý giao tiếp khách hàng đa hình thức Email, Cuộc gọi, Cuộc họp qua nhiều giai đoạn từ Đầu mối, cơ hội, pre-sales, dàm phán, đề xuất, đơn hàng, ký hợp đồng, after-sales, khiếu nại và xử lý khiếu nại. Hỗ trợ các cấp quản lý và bộ phận kinh doanh tối ưu hóa quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ;
Quản lý marketing: quản lý chính sách và chiến dịch marketing; gửi thư giao dịch và quảng bá; khảo sát và thu thập survey;
Quản lý chăm sóc khách hàng: quản lý tích điểm khách hàng; xếp hạng khách hàng và cấp thẻ VIP; chăm sóc khách hàng và đánh giá mức độ hài lòng;
Quản lý chính sách kinh doanh: quản lý thiết lập các chính sách giá theo nhu cầu linh hoạt của kinh doanh; quản lý phát hành, lưu hành, sử dụng voucher do được phát hành từ Doanh nghiệp hoặc từ đối tác liên kết;
Phân hệ kế toán phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, có thể cài đặt sử dụng riêng rẽ theo nhu cầu của khách hàng, đặc biệt hiệu quả khi kết nối và tích hợp với nhiều module của ITLOGISTIC ERP
Phân hệ kế toán của ITLOGISTIC ERP thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán đáp ứng theo đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam và đươc ITLOGISTIC cập nhật kịp thời khi nhà nước thay đổi quy định, chính sách.
Kết nối với tài khoản ngân hàng: Cập nhật sao kê ngân hàng và cân đối chúng chỉ qua vài thao tác dễ dàng
Thanh toán nhanh hơn: Tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp và nhận thanh toán trực tuyến.
Tự động hoá theo dõi công nợ
Tích hợp với phân hệ bán hàng: Tự động tạo hoá đơn từ phân hệ bán hàng, lệnh giao hàng hoặc căn cứ về thời gian và nguyên liệu, Chi phí hóa đơn vào các dự án cho khách hàng
Tích hợp với phân hệ mua hàng: Tạo hoá đơn nhà cung cấp dựa trên đơn đặt hàng. Tạo báo cáo định giá hàng tồn kho thời gian thực
Kế toán quản trị: Tích hợp các hoạt động kế toán quản trị với bảng chấm công, các dự án, hóa đơn, chi phí, vv… Không cần phải ghi lại các giao dịch, tất cả các mục phân tích tự động được đăng theo các quy tắc quản trị.
Ngoài ra Module này còn duy trì các chức năng cần thiết để quản lý doanh nghiệp như Quản lý tài sản, theo dõi thu chi, kiểm soát ngân sách, kế toán phân tích đa cấp;
Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ, nhiều người dùng có quyền truy cập khác nhau, nhiều công ty với đối soát theo thời gian thực và kế hoạch phân tích riêng.
Qua bài viết này, bạn sẽ có những hiểu biết đầy đủ và cơ bản nhất về hệ thống ERP và tầm ảnh hưởng của hệ thống ERP đến hoạt động của doanh nghiệp (với ví dụ cụ thể).
Bạn phần nào có thể thấy sự ảnh hưởng của ERP với 2 cổ phiếu đang niêm yết:
MWG: với hệ thống ERP in-house “cây nhà lá vườn”, tự làm tự phát triển
PNJ: với hệ thống ERP mua của SAP, tích hợp và phát triển trên nền tảng có sẵn
Và khi PNJ gặp trục trặc trong việc go-live hệ thống ERP, ngay lập tức, doanh thu và kết quả kinh doanh trong 2 tháng bị lỗi sụt giảm hơn 12% (so với kế hoạch).
Hệ quả?
Giá cổ phiếu giảm ngay -12.1% trong 2 tuần, tương đương mức giá trị vốn hóa giảm hơn 2.100 tỷ.
Con số này gấp hơn 10 lần giá trị đầu tư cho hệ thống ERP (!?).
Hầu hết các analyst ở sell-side đều đề cập đến ERP khi viết về MWG, PNJ hay nhiều doanh nghiệp khác. Nhưng thực tế, rất ít analyst hiểu rõ ERP cụ thể hình thù nó là gì và triển khai nó như thế nào?
Tôi từng tham gia kiểm toán và due diligence ở khá nhiều doanh nghiệp sản xuất, thương mại.
Tôi cũng từng tham gia triển khai và vận hành với tư cách PM của 1 module rất lớn trong hệ thống core banking của 1 ngân hàng lớn, kéo dài gần 3 năm từ giai đoạn (đầu bài) đầu tiên đến lúc go-live.
Hiện tại, tôi cũng đang làm cố vấn cho 1 Startup Lab triển khai in-house cho 1 doanh nghiệp sản xuất có quy mô hơn 1.500 nhân công.
Tôi nói điều này để khẳng định với bạn 2 điều (trong phạm vi hiểu biết của mình):
Thứ nhất, đừng bao giờ kỳ vọng quá nhiều ở hệ thống ERP
Thứ hai, đây là 1 hệ thống cực kỳ phức tạp nhưng không phải là không thể triển khai
Trước khi đi vào giải thích chi tiết 2 quan điểm này, hãy bắt đầu với những khái niêm cơ bản.
Disclaimer:
Tác giả nhận thức rằng phạm vi hiểu biết của bản thân có sự giới hạn nhất định. Vì thế bài viết chia sẻ những quan điểm của riêng tác giả. Không phản ánh bất kỳ kết luận, nghiên cứu học thuật nào và không nhằm mục đích đánh giá hay PR bất kỳ doanh nghiệp nào được nhắc đến trong bài viết.
ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, hay “Hệ thống hoạch định nguồn lực” (thực tế, tôi không thích cách dịch này).
ERP có thể hiểu là 1 danh mục những phần mềm quản lý doanh nghiệp được tích hợp dưới dạng ứng dụng (apps) dành cho tất cả các phòng ban, đơn vị trong hệ thống.
Mục tiêu?
Khi triển khai ERP, bạn có thể kỳ vọng nó sẽ giúp bạn thu thập, lưu trữ, quản lý, phân tích và diễn giải dữ liệu từ tất cả các đơn vị trong hệ thống của bạn.
Nhìn ở 1 góc độ khác…
Một hệ thống ERP đồng bộ có thể giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày (day-to-day basis, thậm chí là real-time), cụ thể:
Các quy trình vận hành, tác nghiệp
Hệ thống kế toán
Hệ thống bán hàng
Hệ thống quản lý chuỗi sản xuất
Hệ thống quản trị rủi ro và tuân thủ
Hệ thống quản trị dự án
Hệ thống quản lý tài sản
Không dừng ở việc quản trị thông thường, một hệ thống ERP đầy đủ phải thực hiện được những tính năng dưới đây:
Đo lường hiệu quả hoạt động (performance) của doanh nghiệp ở những cấp độ chi tiết nhất
Giúp lên kế hoạch kinh doanh, hoạch định vốn, và có năng lực dự báo
Có các dashboard báo cáo (bao gồm kết quả hoạt động tài chính) phù hợp với từng cấp quản lý (với tần suất cập nhật tối ưu là real-time)
Nói ngắn gọn:
ERP là 1 hệ thống tích hợp các phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và TỐI ƯU TẤT CẢ MỌI THỨ.
Tôi sẽ không đi vào các khái niệm kỹ thuật chuyên sâu hay các cấu phần (module) chi tiết trong hệ thống ERP trong bài viết này (bạn sẽ không cần chi tiết đến vậy khi đầu tư).
Tuy nhiên, với kinh nghiệm của mình, tôi có thể nói cho bạn đích đến cuối cùng của ERP chỉ có 2 thứ.
Đó là giúp bạn:
Thấu hiểu chính nội tại doanh nghiệp của mình hơn (business insights)
Thấu hiểu khách hàng và đối tác của mình hơn (customer & client insights)
Từ việc thấu hiểu, bạn có thể tối ưu tất cả mọi thứ, mọi nguồn lực, để mọi nguồn lực đạt hiệu quả hoạt động cao nhất.
Quá tuyệt vời phải không?
Đây là tình huống lý tưởng nhất mà bất kỳ 1 doanh nghiệp nào cũng “ao ước”. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình 1 cách triển khai riêng.
Không có cách triển khai ERP nào phù hợp cho tất cả mọi doanh nghiệp
Trước khi kick-off bất kỳ 1 dự án ERP nào, doanh nghiệp sẽ mời các chuyên gia tư vấn (ở nhiều firms khác nhau) đến để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm triển khai ERP.
Đây là giai đoạn tiếp cận ban đầu và để “đào tạo” cho BLĐ hiểu về ERP và nhận thức được tầm quan trọng của nó.
Và quan trọng nhất?
BLĐ doanh nghiệp sẽ cần lựa chọn 1 trong 2 phương án:
Đi mua hay tự mình phát triển?
Tất nhiên, không có lựa chọn nào hoàn hảo với tất cả mọi doanh nghiệp.
BLĐ doanh nghiệp sẽ đánh giá trên nhiều yếu tố, từ hạ tầng hiện có, nguồn lực vốn, nguồn lực con người, sự phức tạp của hệ thống và tầm nhìn chiến lược trong dài hạn, để đi đến quyết định cuối cùng.
Tự phát triển in-house
Lợi thế của việc triển khai in-house là phần lõi (core) của hệ thống ERP ngay từ khi bắt đầu sẽ được xây dựng phù hợp với nhu cầu, yêu cầu của chính doanh nghiệp.
Việc triển khai cũng sẽ có nhiều thuận lợi trong việc tích hợp vì hệ thống được phá triển trên nền tảng sẵn có.
Điều quan trọng nhất?
Có rất nhiều lợi thế của việc triển khai in-house, tuy nhiên, lợi thế nổi trội nhất đó là…
Khi phát triển in-house, bản thân những nhân sự tham gia phát triển cũng là nhân viên của doanh nghiệp và là những người hiểu rất rõ mọi “ngóc ngách” của doanh nghiệp.
Sự kết nối giữa đội ngũ BA (Business Analytics) – Development – Implementation sẽ không có nhiều khoảng cách, từ đó giúp các cấu phần trong hệ thống có sự đồng bộ, xuyên suốt và (có thể) tinh gọn hơn.
MWG là 1 hình mẫu thành công điển hình trong việc phát triển ERP in-house.
Họ thậm chí có thể đổi mới quy trình liên tục từ các nhóm hàng có thời gian lưu kho cao như điện thoại, điện máy sang các nhóm hàng có thời gian lưu kho rất thấp như thịt sống, cá sống.
Tôi có thể khẳng định với bạn:
Việc này cực kỳ khó, rất phức tạp mà nếu là 1 hệ thống ERP được tích hợp sẵn, sẽ mất rất nhiều thời gian và nguồn lực để có thể chuyển đổi.
Vậy tại sao không phát triển in-house?
Tồn tại rất nhiều hạn chế khi phát triển in-house.
Và dưới đây là “mối nguy” lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp quyết định không phát triển in-house mà đi mua và tích hợp.
Đi mua và tích hợp
Nhắc lại 1 chút…
Khi triển khai ERP, bản thân doanh nghiệp muốn làm mới mình và có 1 hệ thống giúp họ quản trị được mọi thứ một cách tối ưu nhất.
Đây là 1 khoản đầu tư dài hạn và doanh nghiệp phải tính đến sự phát triển về quy mô, cũng như những quy trình tinh gọn có thể sẽ thay đổi trong tương lai.
Vì thế khi phát triển in-house, sẽ tồn tại những rủi ro nhất định. Cụ thể:
Thứ nhất, hệ thống được phát triển bởi những con người “cũ” với tầm nhìn chỉ dừng ở quy mô hiện tại, liệu hệ thống cuối cùng khi go-live có đủ độ “mở” và đầy đủ những công cụ cần thiết để vận hành ở 1 quy mô lớn hơn nhiều lần trong tương lai hay không?
Thứ hai, chi phí cơ hội khi phát triển in-house. Liệu đội ngũ của doanh nghiệp có đủ khả năng để phát triển tất cả các giải pháp tối ưu không? Thậm chí có những vấn đề tiềm tàng mà doanh nghiệp còn chưa bao giờ nghĩ tới, chưa bao giờ gặp phải.
Nói ngắn gọn:
Thay vì tự mình nghĩ hàng trăm giải pháp tối ưu thì ở ngoài kia có những người đã gặp hàng tỷ các vấn đề và họ đã xây dựng thành 1 hệ thống giải pháp tối ưu nhất.
Sau khi cân đo đong đếm thì việc đi mua rồi tích hợp vào hệ thống hiện tại của mình.
Tuy nhiên, xin nhắc lại rằng, việc này cũng sẽ có những hạn chế.
Để hiểu hơn về những hạn chế này, bạn cần biết về những cách tiếp cận khi triển khai ERP.
3 cách tiếp cận khi triển khai ERP
Về cơ bản, sẽ có 3 cách tiệp cận khi triển khai ERP:
Key-process Installation
Unit by Unit
Enterprise-wide Full Installation
Cách #1. Key-process Installation
Đây là cách triển khai ERP tập trung vào 1 hoặc 1 vài cấu phần (module) nhỏ ở giai đoạn đầu, có tính trọng yếu nhất trong doanh nghiệp.
Ví dụ: module về quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý sản xuất… tùy thuộc vào đặc tính của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng (có thêm tiền!), họ sẽ triển khai tiếp những cấu phần khác.
Đây là cách triển khai thường được áp dụng ở những công ty nhỏ.
Thường sẽ không có quá nhiều nhân sự tham gia phát triển và triển khai trong trường hợp này.
Thậm chí, 1 nhân sự có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong quá trình phát triển 1 cấu phần.
Cách #2. Unit by Unit
Đây cũng là cách triển khai theo từng module nhưng ở phạm vi lớn hơn. Thường áp dụng cho những doanh nghiệp lớn, có danh mục tài sản, ngành nghề có tính phân hóa cao (như mô hình tập đoàn).
Cách tiếp cận này thường áp dụng với các doanh nghiệp phát triển in-house và MWG là ví dụ điển hình nhất.
Doanh nghiệp sẽ xây dựng 1 đội ngũ khá lớn để phát triển và thử nghiệm ERP cho từng đơn vị trong doanh nghiệp (Business Unit).
Ban có thể hiểu đơn giản là…
Đội ngũ này sẽ có 1 nơi gọi là phòng Lab (thí nghiệm) để xây dựng ERP với hệ thống vận hành và dữ liệu song song với hệ thống hiện tại (hệ thống live), và phát triển ở cấp độ Unit.
Việc triển khai theo cách này sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn.
Khi doanh nghiệp có cấu trúc càng phức tạp (nhiều Unit) thì việc triển khai sẽ càng tốn nhiều thời gian. Phòng Lab phải đủ “to” để đủ sức thử nghiệm cho quy mô lớn.
Tuy nhiên, cách này này lại giúp cho đội ngũ vận hành (những người dùng cuối) dễ dàng sử dụng hơn.
Cụ thể là các nhân viên ở các phòng ban đã có thời gian làm quen, dùng thử, thuần thục các kỹ năng vận hành và chấp nhận 1 ứng dụng mới trong 1 thời gian nhất định.
Họ đã nhận thức được sự thay đổi tích cực, những công cụ mới hỗ trợ cho họ trong công việc hàng ngày, việc vận hành (go-live) vì thế sẽ dễ dàng hơn.
Cách #3. Enterprise-wide Full Installation
Vâng! Tất cả đều có sự đánh đổi (Trade-off)!
Với những doanh nghiệp lớn có tiềm lực, khi muốn có 1 sự chuyển đổi nhanh chóng, từ 1 hệ thống cũ sang 1 hệ thống mới “toàn năng” hơn, họ sẽ lựa chọn…
…triển khai đồng bộ ở quy mô tổng thể doanh nghiệp (enterprise-wide).
Đây chính là thách thức không hề nhỏ và chính là cách PNJ đang thực hiện.
Việc triển khai enterprise-wide trong thời gian gần 9 tháng như PNJ thực sự không hề dễ dàng.
Thú thật, đầu 2018 khi nghe về kế hoạch này của PNJ, tôi cũng đã khá bất ngờ.
Trước đây PNJ vẫn sử dụng hệ thống ERP in-house của mình. Tuy nhiên, hệ thống này gặp khá nhiều vấn đề khi mở rộng quy mô bán lẻ và đặc biệt là khi đẩy mạnh e-commerce.
Việc triển khai hệ thống ERP mới gần như là 1 yêu cầu bắt buộc.
Vậy Enterprise-wide Full Installation là như thế nào?
Đây là cách tiếp cận thường thấy ở các doanh nghiệp lớn, họ mua các giải pháp hệ thống có sẵn (thường là buy license) và tích hợp (integrate) với hệ thống hiện tại.
Thông thường những nhà cung cấp (vendor) lớn về ERP như SAP hay Oracle sẽ hợp tác triển khai với những doanh nghiệp (nhà thầu) nhỏ hơn ở nội địa để hiểu rõ hơn thông lệ và quy trình vận hành ở doanh nghiệp khách hàng.
Cụ thể với PNJ:
PNJ mua giải pháp ERP của SAP, thuê tư vấn của Deloitte và đơn trị triển khai là FPT, CMC.
Bạn có thể hiểu như sau:
Giải pháp hệ thống (phần mềm) là của SAP.
Tuy nhiên, bản thân SAP không đủ hiểu khách hàng của mình, thông lệ ở Việt Nam, quy trình vận hành doanh nghiệp, các tiêu chuẩn, quy định pháp luật có liên quan.
Do đó sẽ cần có Deloitte làm “mai mối”, “thông dịch viên”. Deloitte sẽ giúp sự kết nối giữ đội ngũ kỹ thuật và phía doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, nghĩa là 2 bên có thể hiểu nhau nhiều nhất.
Cụ thể hơn là…
Đảm bảo những yêu cầu (requirement) của doanh nghiệp đối với hệ thống ERP có thể được đáp ứng bởi hệ thống của SAP (đương nhiên, vì nếu không thì SAP không bán được hàng và Deloitte không thu được phí tư vấn!).
Vậy sau đó, chuyên gia của SAP sẽ triển khai ERP cho PNJ?
Không!
Chi phí cho 1 chuyên gia của SAP on-site ngay tại PNJ là rất lớn và họ còn có rất nhiều khách hàng khác phải “chăm sóc”.
Vậy nên sẽ không có nhiều sự có mặt của chuyên gia SAP trực tiếp on-site ở PNJ.
Tất nhiên vai trò của họ vẫn rất quan trọng trong suốt quá trình triển khai, nhưng họ sẽ đứng ở góc độ tư vấn và giải đáp những vấn đề chung nhất.
Với những công việc triển khai chi tiết on-site ở PNJ, họ sẽ thuê những nhà thầu phụ, chính là FPT và CMC.
Đội ngũ IT của FPT và CMC sẽ là đội phụ trách phát triển ERP theo yêu cầu của PNJ.
Tôi tin rằng:
Đọc đến đây, bạn có thể hình dung được 1 vấn đề hạn chế rất lớn của cách làm này.
Đó là có quá nhiều đơn vị bên ngoài tham gia vào quá trình xây dựng.
Quá trình kết nối từ mô tả yêu cầu (requirement) của PNJ đến đội ngũ IT của FPT và CMC sẽ gặp nhiều trở ngại, vì:
Đội IT thì không thấu hiểu về cơ chế vận hành bên trong PNJ
Đội mô tả yêu cầu của PNJ (thường đến từ nhiều phòng ban khác nhau) thì không giỏi về IT
Bản thân đội IT của FPT và CMC cũng không hiểu hết mọi ngóc ngách bên trong hệ thống của SAP (họ không phải là người tạo ra giải pháp và sẽ không hiểu hết được sự tối ưu của nó)
Đội tư vấn Deloitte thì sẽ chỉ toàn nói lý thuyết “suông”, những người đi tư vấn on-site ở doanh nghiệp chủ yếu là ở cấp Manager và không có kinh nghiệm vận hành thực tế ở doanh nghiệp
Đội chuyên gia của SAP thì chỉ quan tâm đến sản phẩm của họ, họ sẽ không bao giờ customize sản phẩm của họ chỉ vì 1 khách hàng (chi phí sẽ rất lớn!)
Một thách thức lớn sau đó khi triển khai theo cách Enterprise-wide Full Installation là…
PNJ phải thuyết phục, khuyến khích và “áp đặt” toàn bộ công ty, toàn bộ nhân viên sử dụng và chấp nhận 1 hệ thống hoàn toàn mới.
Sẽ cần có những nỗ lực nhất định để giải quyết vấn đề này:
Chuyển đổi những dữ liệu, quy trình cũ sang 1 hệ thống mới
Đào tạo cho nhân viên (sẽ mất thời gian, hay learning curve)
Câu chuyện sẽ tệ hơn rất nhiều nếu có quá nhiều nhân viên (đặc biệt là các cán bộ quản lý, managers) ủng hộ quy trình cũ và hệ thống cũ, khi họ không nhận thấy được giá trị tích cực từ việc thay đổi.
Có lẽ bạn đang nghĩ tôi quá tiêu cực.
Tuy nhiên, tôi tin rằng nếu bạn đã từng triển khai những dự án tương tự theo cách mua và tích hợp, bạn sẽ hiểu tất cả những điều này.
Sự trục trặc của PNJ khi triển khai ERP trong tháng 4, 5 vừa qua cũng đến từ những hạn chế của cách làm này.
Vậy, liệu có thể triển khai thành công không?
Có lẽ, bạn cũng biết câu trả lời:
CÓ! Chắc chắn triển khai thành công.
Việc tiếp cận theo cách Enterprise-wide Full Installation là cách làm nhanh nhất, khi bạn có đủ nguồn lực để đầu tư, nhưng việc gặp lỗi khi go-live là hết sức bình thường.
Thực tế, theo khảo sát của TEKSystems, có 29% các dự án triển khai ERP không hoàn thành đúng hạn…
Và 35% các dự án bị vượt quá ngân sách đầu tư ban đầu.
Có 1 yếu tố cực kỳ quan trọng trong sự thành công của các dự án ERP mà tôi có thể khẳng định với bạn.
Đó là: CON NGƯỜI.
Với trường hợp của PNJ, tôi cho rằng việc triển khai ERP thành công hoàn toàn có thể dự báo:
Ban lãnh đạo quyết tâm trong việc triển khai
TVHĐQT ông Robert Alan Willett (có sự cam kết gắn bó lâu dài) vốn đã có rất nhiều kinh nghiệm tư vấn triển khai ERP ở MWG, và đặc biệt là ở BestBuy
Thực tế là, khi còn là CEO của BestBuy, ông cũng đã lựa chọn giải pháp của SAP (có lẽ cũng là lý do mà PNJ chọn SAP).
GoValue cũng đã công bố giữ nguyên quan điểm về việc triển khai thành công ERP của PNJ. GoValue không nhận thấy yếu tố nào rõ ràng để hỗ trợ cho quan điểm ngược lại.
Đừng quá kỳ vọng vào hệ thống ERP
Trong trường hợp thành công (ở PNJ, dù sớm hay muộn) với hệ thống ERP, tôi muốn bạn hiểu rằng:
Sự ảnh hưởng từ hệ thống ERP sẽ chỉ đến trong dài hạn.
ERP không phải là 1 cây đũa thần giúp cho doanh nghiệp có thêm vài chữ số % tăng trưởng ngay lập tức.
Hệ thống ERP là sự thấu hiểu chính doanh nghiệp, thấu hiểu khách hàng.
Sự tối ưu của các quy trình vận hành sẽ được phát triển trên nền tảng thấu hiểu này.
Vì thế, nó sẽ là 1 quá trình tối ưu dần dần.
Vậy kết quả của việc đầu tư là gì?
Hãy đừng nghĩ về doanh thu, đừng nghĩ về lợi nhuận trong 1 vài quý.
Kết quả lớn nhất mà doanh nghiệp đạt được là lợi thế cạnh tranh bền vững.
Trong dài hạn, việc tối ưu vận hành nhờ ERP không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy mạnh doanh thu nhờ hướng đến (target) những đối tượng khách hàng phù hợp hơn, mà còn…
…giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành (Opex) và chi phí đầu tư (Capex).
Lợi thế cạnh tranh không chỉ đến từ việc thị phần lớn hơn (Scaling), chi phí tối ưu hơn (Cost advantages) mà còn là rào cản trong việc triển khai ERP với những đối thủ nhỏ khác.
Việc triển khai ERP càng khó, càng phức tạp và cần nhiều nguồn lực đầu tư, thì sẽ càng tạo ra rào cản lớn với những đối thủ khác.
Có thể chắc chắn rằng…
Những đối thủ khác cũng sẽ triển khai ERP nhưng họ sẽ phải lựa chọn 1 cách tiếp cận khác, mất nhiều thời gian hơn.
Và trong lúc đó thì PNJ đã đi 1 bước quá xa và chiếm lĩnh được phần lớn “miếng bánh”.
Bottom line?
Ở góc độ đầu tư, tôi nghĩ rằng bạn chỉ cần biết những bản chất cơ bản về hệ thống ERP.
Chúng ta đều hiểu rằng, phải có tốt thì người ta mới đầu tư tiền cho nó.
Tuy nhiên, ERP không phải là 1 cây đũa thần giúp doanh nghiệp bứt phá trong ngắn hạn.
Chính vì vậy, giá trị của doanh nghiệp (và cổ phiếu) cũng cần được đánh giá 1 cách khách quan, đúng đắn và với góc nhìn dài hạn khi tính đến ảnh hưởng từ hệ thống ERP.
ERP nói chung là một hệ thống thông tin hoàn chỉnh kết nối toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của một doanh nghiệp theo mô hình hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, là phần mềm giúp cho thông tin giữa các bộ phận được thông suốt, sản xuất không bị ngừng hay không kịp tiến độ do lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận không kịp thời. Giảm thời gian ngừng sản xuất, giảm chi phí và thời gian chuẩn bị sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất gián tiếp và trực tiếp, giúp sản xuất các đơn hàng nhỏ với chi phí thấp là những ưu thế lớn nhất của phần mềm này. Trên thế giới, 99% doanh nghiệp cho rằng ứng dụng những hệ thống thông tin đem lại những hiệu quả to lớn trong kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
ITLOGISTIC ERP là giải pháp chủ lực của ITLOGISTIC trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp SME, bao gồm các module tích hợp sâu được thiết kế, phát triển trên cơ sở đáp ứng các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp về quản trị điều hành và thực hiện tác nghiệp các hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị, trợ giúp lãnh đạo và các cấp quản lý ra quyết định; Hệ thống cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp gồm đầy đủ các nghiệp vụ chính như Quản lý nhân sự tiền lương; Quản lý kho; CRM; Quản lý dự án; Quản lý mua hàng và bán hàng; Quản trị tài chính kế toán; Quản lý tài sản và trang Portal cho doanh nghiệp; Hệ thống cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ nghiệp vụ Logistics, Quản lý điểm bán lẻ; Bán lẻ;
ERP để giúp xây dựng quy trình doanh nghiệp hoàn thiện và hiệu quả cũng như hỗ trợ trong việc dự đoán và lên kế hoạch. Từ đó, giúp cho người quản lý doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về tình hình hoạt động của công ty, giúp họ hoạt động hiệu quả và nhanh hơn để tự tin đối phó với những thay đổi của thị trường.
Tăng doanh thu
Vấn đề chung mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt trong thời điểm hiện nay là tình trạng sụt giảm doanh thu bán hàng. Một hệ thống ERP với các chức năng như CRM hay quản lý kênh bán hàng có thể là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh để đối phó tốt hơn với các ảnh hưởng của nền kinh tế hiện tại.
Tận dụng nguồn lực dư thừa và tăng năng suất
ERP cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn, từ đó tiết kiệm chi phí tiền lương nhân công trong thời điểm hiện tại và cả khi nền kinh tế phục hồi.
Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh
ERP cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công trước kia và loại trừ hoàn toàn các hoạt động dư thừa,không đem lại giá trị. Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn kho và vận chuyển.
Nền tảng cho tăng trưởng khi nền kinh tế phục hồi
Các doanh nghiệp triển khai ERP thời điểm hiện tại với mục đích tạo nền tảng cho sự tăng trưởng và cơ hội bứt phá khi nền kinh tế.
Tập trung vào việc hiện thực hóa các lợi ích thu được
Một thực tế đáng suy ngẫm là khi nền kinh tế ổn định, các doanh nghiệp thường không mấy khi để ý tới việc xác định các thước đo cụ thể đánh giá hiệu quả thu được khi ứng dụng ERP. Tuy nhiên, triển khai ERP vào thời điểm suy thoái đòi hỏi doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào vấn đề này.
Theo đánh giá của một chuyên gia triển khai Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại thị trường Việt Nam, đã nói đến ERP thì không thể có giải pháp nhỏ mà chỉ có ERP với quy mô vừa và lớn.
Chi cho ERP bao nhiêu là đủ?
Đó là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp (DN) Việt Nam thường hỏi khi bàn về ERP. Trên thực tế, ERP hay còn gọi là giải pháp quản trị toàn diện cho DN thường là một lựa chọn ưu tiên khi lên kế hoạch phát triển hoặc tái cấu trúc công ty. Tuy nhiên, nỗi lo phải chi ra một khoản khá lớn để triển khai giải pháp ERP mà chưa nắm rõ hiệu quả, chính là một trở ngại tâm lý rất lớn cho quá trình ứng dụng CNTT.
Vậy vấn đề đầu tiên là xác định được yêu cầu riêng biệt của từng DN, và chọn được một giải pháp với quy mô phù hợp để tránh lãng phí. Tuy nhiên, lựa chọn không dễ, khi vẫn chưa có một chuẩn nào để phân nhóm các giải pháp ERP trên thị trường Việt Nam. Và như một hệ quả tất yếu, DN Việt Nam cảm thấy ngại ngay cả khi nghĩ đến việc tìm đơn vị tư vấn, do có sẵn tâm lý “nhà cung cấp chỉ cố bán càng nhiều càng tốt…” – như theo lời một đại diện DN.
ERP chỉ có hai nhóm quy mô: Vừa và lớn
Trong buổi trao đổi “Quy mô giải pháp ERP và Kế toán” vào ngày 28/5/2010, tại TP.HCM do Thế Giới Vi Tính B tổ chức, cả hai phía chuyên gia tư vấn và đơn vị cung cấp giải pháp ERP cũng thống nhất được về việc cần phải chọn ra một mốc tiêu chuẩn tối thiểu để có thể xem một giải pháp quản lý bằng CNTT là ERP.
Theo các ý kiến được đưa ra trong buổi trao đổi nói trên, đã nói đến ERP là phải đạt các tiêu chuẩn về chuyên môn, và khả năng giải quyết gọn các bài toán nghiệp vụ. Bản chất của ERP – Enterprise Resource Planning – là hoạch định – Planning, do đó ERP cần phải giải quyết được các bài toán tương lai. Để được xem là ERP, một giải pháp cần phải có tối thiểu 5 yêu cầu sau:
Phải có tối thiểu 5 phân hệ (module) quản lý các tác vụ sau: sản xuất (cả hoặc định, kế hoạch sản xuất và theo dõi sản xuất chi tiết ở mức phân xưởng, theo từng đơn hàng, hợp đồng), mua hàng (kể cả nguyên phụ liệu, vật tư và hàng hóa nói chung), bán hàng, tồn kho và tài chính. Theo quan điểm mới, có thể gom mua hàng, bán hàng, tồn kho vào một nhóm là hậu cần (logistic). Do đó, có thể nói một giải pháp ERP phải có tối thiểu là 3 nhóm chức năng chính: sản xuất (manufacturing), logistic và tài chính (financial), Giải pháp ERP phải có khả năng quản lý tổng thể, kết nối và thống nhất luồng thông tin từ ba nhóm chức năng này.
Về công nghệ, một giải pháp ERP ít ra phải có khả năng vận hành đồng thời trên nhiều môi trường khác nhau (Vd: Windows, Linux, Mac OS…). Khả năng làm việc đa người dùng tối thiểu trong mạng LAN với mô hình client- server. (không phải là chia sẻ dữ liệu (share files) )
Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác thông qua việc sử dụng các tiêu chuẩn chung. Có khả năng tích hợp các module độc lập từ các nhà cung cấp khác.
Có khả năng tùy biến (customizable).
Có khả năng xuất dữ liệu (data) và nhận data từ một nhà cung cấp khác .
Để đáp ứng được tất cả các yêu cầu trên, về quy mô cấu trúc phần mềm CNTT, một giải pháp ERP chắc chắn chỉ có thể thuộc một trong hai tầm: vừa và lớn. Để phân định giữa hai nhóm này, theo ý kiến của các chuyên gia thì đơn giản nhất có thể xét về số phân hệ. Nếu chỉ có 5 phần đã kể ở trên thì có thể xếp vào nhóm vừa. Còn nếu có trên 5 phân hệ thì có thể xếp vào nhóm lớn. Ngoài ra, nhóm các giải pháp lớn thường phát triển về mảng Planning và Analysis (Hoạch định và phân tích), trong khi các giải pháp vừa thì ít hơn rất nhiều, chủ yếu là ghi nhận thông tin.
“EPR không dành cho DN nhỏ?”
Hiện trên thị trường Việt Nam đang tồn tại 2 nhóm: nhóm ERP nước ngoài và nhóm ERP do các đơn vị trong nước sản xuất. Bản thân nhóm ERP trong nước cũng chia làm 2 nhóm: giải pháp ERP được phát triển lên từ phần mềm Kế toán lớn; và giải pháp được xây dựng từ đầu… Thị trường cũng có 2 nhóm chuyên gia tư vấn ERP: chuyên tư vấn giải pháp nước ngoài và nhóm tư vấn cho cả 2 giải pháp trong và ngoài nước…
Trên lý thuyết, tất cả các DN đều có thể tận dụng những ưu điểm mà các giải pháp ERP mang lại để tăng hiệu quả hoạt động của mình. Tuy nhiên, do đặc tính ngành nghề, không phải DN nào cũng có nhu cầu sử dụng hết toàn bộ 5 phân hệ quản lý tối thiểu của một giải pháp ERP. Do đó, cũng có thể nói một DN phải đạt đến một quy mô nhất định nào đó mới có nhu cầu ứng dụng ERP. Trong khi đó, các DN vừa và lớn cũng sẽ cân nhắc khi chọn mua, để tránh lãng phí khi mua giải pháp không đủ tầm, sử dụng một thời gian phải chuyển qua dùng giải pháp lớn khác.
Còn đối với các DN nhỏ có nhu cầu, có thể chọn mua riêng biệt các giải pháp chuyên môn như kế toán, quản lý kho, quản lý bán hàng để tránh lãng phí khi triển khai ERP mà không dùng hết các phân hệ. Các giải pháp này luôn có sẵn trên thị trường, và có khi cũng được cung cấp bởi chính các đơn vị chuyên cung cấp giải pháp ERP trên thị trường Việt Nam.
Đó là một câu hỏi quan trọng dành cho nhà quản lý CNTT. Bởi gần như thông tin của công việc quản lý và quản trị đang nằm trên nền hệ thống CNTT. Các đối tượng quan tâm là:
1) Ban giám đốc
Ở góc độ ban giám đốc của doanh nghiệp thì họ qua tâm: Mục tiêu của IT có alignment với mục tiêu của kinh doanh; Chiến lược của IT có alignment với mục tiêu của doanh nghiệp; Những kết quả chính mà IT tạo ra là gì?; Và các chỉ số đo lường kết quả đang nói lên điều gì?
2) Quản lý các bộ phận nghiệp vụ
Ở góc độ quản lý của các bộ phận nghiệp vụ thì họ quan tâm: IT hiểu được nhu cầu của hoạt động kinh doanh? IT tạo ra giá trị gì cho hoạt động kinh doanh? Và IT quản lý rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh như thế nào?
3) Quản lý CNTT
Người quản lý CNTT (Có thể CIO hoặc IT Director hoặc IT Manager tuỳ vào doanh nghiệp) quan tâm rằng: Quá trình chuyển giao sản phẩm, dịch vụ có hoạt động dưới dịch vụ CNTT đáp ứng yêu cầu của kinh doanh?
4) IT Audit
IT Auditor có thể đến từ một thành viên nội bộ, hoặc một tổ chức độc lập bên ngoài. Ở các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) chức năng được ưu tiên audit là Bộ phận tài chính và CNTT. Bận tâm của họ là: Liệu những gì mà IT đang triển khai, vận hành có đúng với chính sách, quy trình, mục tiêu,…?
5) Risk và Compliance
Ban kiểm soát rủi ro, và compliance quan tâm là hoạt động của IT có tuân thủ chính sách của doanh nghiệp, chính sách của IT? Và các hoạt động của IT đối diện với rủi ro nào tiềm tàng, và chiến lược cụ thể để phản ứng với những rủi ro mới? Chấp nhận, hoặc chuyển giao cho người khác, hoặc được ra kế hoạch để giảm thiểu thiệt hại khi rủi ro đó điễn ra,..?
Công việc quản trị CNTT (IT-Governance) là công việc mà các nhà quản lý CNTT đang làm hằng ngày. Chỉ có điều mức độ bạn làm ở cấp độ nào mà thôi.
Ngoài việc đảm bảo hệ thống CNTT chạy trơn tru thì nhà quản lý CNTT cần phải tập trung vào mối bận tâm của khách hàng của bạn. Bởi khách hàng ở trên quyết định sự tồn tại, tiếng nói của chính phòng CNTT!
COBIT 5 là framework khá trưởng thành giúp các nhà quản lý CNTT nhìn bức tranh thổng thể hoạt động quản trị CNTT, giúp bạn biết được business cần gì từ IT, giúp bạn biết được cách thức phát triển mục tiêu IT alignment với mục tiêu kinh doanh, giúp bạn biết được nên phát triển chiến lược CNTT theo hướng nào thì phù hợp,…
Người dùng hoàn toàn miễn phí khi cài đặt loại phần mềm này. Tuy nhiên, bạn sẽ thường xuyên vấp phải các chi phí phát sinh nâng cấp, hay bắt buộc mua các thiết bị phần cứng kèm theo
Người dùng cần phải trả một khoản tiền lớn để mua một phần mềm bán hàng offline. Bên cạnh đó, bạn cũng phải chịu phí sửa chữa, nâng cấp khi phần mềm gặp vấn đề.
Các phần mềm online thường được cung cấp với nhiều gói dịch vụ khác nhau. Tùy thuộc vào gói dịch vụ mà người dùng sẽ phải trả phí khác nhau. Mức phí này khá hợp lý, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng.
Tính năng
Không cập nhật hoặc ít cập nhật tính năng mới. Trong quá trình sử dụng nếu có tính năng mới người dùng sẽ phải tốn thêm chi phí nâng cấp
Chỉ có những tính năng cơ bản nhất. Muốn có thêm tính năng cao hơn, người dùng cần cài đặt bản cập nhật mới hoặc trả thêm chi phí
Với một khoản chi phí nhỏ, người dùng được cung cấp phần mềm đầy đủ các tính năng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng miễn phí nâng cấp và thường xuyên được cập nhật tính năng cần thiết dựa trên nhu cầu của người dùng.
Cách cài đặt
Dễ dàng tải phần mềm từ trên mạng và cài đặt trực tiếp vào máy tính.
Người dùng cần tải phần mềm từ trang web hoặc nhà cung cấp sẽ trực tiếp cài đặt vào máy.
Bạn truy cập vào website để sử dụng phần mềm trực tiếp trên giao diện web. Hoặc bạn cũng có thể tải phần mềm hoàn toàn miễn phí từ cửa hàng ứng dụng của iOS và Android.
Thiết bị sử dụng
Chỉ có thể sử dụng trên máy tính có cài đặt phần mềm.
Chỉ có thể sử dụng trên máy tính hoặc hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm.
Sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng, điện thoại.
Tính bảo mật và an toàn
Các phần mềm này có chứa các virus hay mã độc, xâm nhập vào hệ thống dữ liệu của cửa hàng. Rủi ro thông tin bị đánh cắp, và hàng loạt mối nguy vô cùng lớn
Dữ liệu kinh doanh sẽ được lưu trữ trên máy tính, chính vì vậy khi có các sự cố như virus, lỗi máy tính dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng nhiều. Bên cạnh đó, rất khó để người dùng có thể phục hồi dữ liệu lại như cũ.
Được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, đảm bảo tính bảo mật và an toàn tuyệt đối. Khi có vấn đề xảy ra với thiết bị sử dụng, dữ liệu sẽ không bị ảnh hưởng mà vẫn có thể tiếp tục cập nhật khi thiết bị trở lại bình thường.
Khả năng linh động
Khả năng linh hoạt rất kém, chỉ có thể sử dụng trên một máy tính duy nhất có cài đặt phần mềm. Không hỗ trợ đồng bộ hệ thống nhiều máy tính.
Khả năng linh hoạt kém. Người dùng chỉ có thể sử dụng trên máy tính đã cài đặt hoặc trên cùng hệ thống máy tính cửa hàng.
Chủ cửa hàng dễ dàng quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi, chỉ với một chiếc điện thoại hay máy tính có kết nối internet. Phần mềm có thể kết nối trên nhiều thiết bị khác nhau.
Phần mềm quản lý bán hàng là một trong những công cụ quan trọng nhất một chủ cửa hàng có thể có. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt cho phép bạn đồng bộ, theo dõi và quản lý hầu như mọi khía cạnh trong công việc kinh doanh của bạn, từ hàng tồn kho, bán hàng đến dữ liệu khách hàng, tất cả trên một hệ thống. Một giải pháp đúng đắn có thể đơn giản hóa cách bạn quản lý công việc kinh doanh của mình, làm cho các thông tin dễ dàng hơn để tìm thấy, và giảm thiểu những sai sót. Nó cũng cho phép bạn phục vụ khách hàng tốt hơn và nâng cao trải nghiệm mua sắm của họ, từ đó xây dựng lòng trung thành. Một phần mềm quản lý bán hàng, nói ngắn gọn, đem lại rất nhiều lợi ích. Đó là lý do tại sao bạn cần phải dành thời gian tìm kiếm và rà soát cho một lựa chọn phù hợp với mình. Và bài viết này sẽ giúp bạn làm điều đó. Nó bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết trong quá trình lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng và những gì bạn cần biết để thiết lập. Vậy, hãy bắt đầu và tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng dành cho bạn. 6 bước để lựa chọn được một phần mềm quản lý bán hàng tốt
Đặt ra những gì bạn muốn và cần
Cũng giống như khi bạn đang tìm kiếm một đối tác, tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu bạn biết những gì mình muốn. Đó là lý do tại sao những bước đầu tiên trong việc lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng là xác định tất cả các tính năng, chức năng, và dịch vụ mà bạn sử dụng trong kinh doanh, và viết chúng ra giấy, từ đó bạn có thể tham khảo danh sách này khi so sánh các giải pháp khác nhau. Đó là những gì cửa hàng mỹ phẩm Coco Shop đã làm khi họ tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng mới. “Chúng tôi liệt kê tất cả những điều chúng tôi cần trong một phần mềm quản lý bán hàng, chẳng hạn như tính năng hàng tồn kho, khả năng quản lý quan hệ khách hàng, tích hợp bán hàng online, khả năng quản lý nhiều cửa hàng, và nhiều hơn nữa,” – anh Phạm Đạt, chủ cửa hàng. Làm như vậy cho phép Coco Shop dễ dàng đánh giá các giải pháp khác nhau và cho phép họ nhanh chóng chọn ra những phần mềm mà họ có thể sử dụng trong việc kinh doanh.
Cách làm
Viết ra các tính năng, chức năng và dịch vụ cần thiết trong các khía cạnh sau: – Khách hàng: thông tin khách hàng được lưu trữ, quản lý và cập nhật như thế nào? – Hàng hóa: thông tin sản phẩm được thêm, theo dõi và cập nhật như thế nào? Viết ra bất kỳ nhu cầu đặc biệt mà cửa hàng của bạn có thể có ngay bây giờ và trong tương lai, bao gồm: – Quản lý nhiều chi nhánh. – Phiếu giảm giá. – Website bán hàng. – Chương trình khách hàng thân thiết. – Di động. Lưu ý các vấn đề hoặc tính năng còn thiếu mà bạn có với phần mềm hiện tại của bạn và tìm những giải pháp có thể giải quyết chúng. Nói chuyện với nhân viên của bạn và yêu cầu đề xuất.
Xác định ngân sách của bạn
Bạn nên chi bao nhiêu cho phần mềm quản lý bán hàng mới? Điều đó phụ thuộc vào quy mô của cửa hàng và các tính năng bạn yêu cầu. Nói chung, bạn nên chi tiêu tiền của mình cho một giải pháp phần mềm dạng dịch vụ dựa trên công nghệ điện toán đám mây, hơn là một phần mềm cài đặt trên máy tính.Bạn sẽ phải tính toán một vài thứ. Các giải pháp dựa trên đám mây thường thực hiện mô hình định giá theo tính năng, trong đó chi phí sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như số lượng các cửa hàng, khách hàng, sản phẩm, nhân viên, và nhiều hơn nữa. Bạn sẽ cần liệt kê những điều này khi tính toán chi phí trong ngân sách chính xác cho phần mềm.
Cách thực hiện
Hãy lưu ý của các thành phần sau đây trong cửa hàng của bạn, sau đó tham khảo danh sách này khi tính toán chi phí cho một phần mềm quản lý bán hàng: – Số mặt hàng. – Số khách hàng. – Số chi nhánh. – Số nhân viên.
Nghiên cứu và so sánh các phần mềm quản lý bán hàng
Nếu mua một phần mềm quản lý bán hàng là chương trình Ai là triệu phú, đây là phần mà bạn sẽ dùng quyền trợ giúp gọi điện thoại cho người thân và hỏi ý kiến khán giả. Trong khi Google chắc chắn có thể là một điểm khởi đầu tuyệt vời khi tìm kiếm các phần mềm quản lý bán hàng, đừng chỉ dựa vào mình nó. Hãy lên các cộng đồng kinh doanh bán lẻ và bắt đầu thảo luận để có được thông tin phản hồi và kiến nghị. Nói chuyện với các chủ cửa hàng khác về phần mềm quản lý bán hàng của họ và hỏi nó làm việc cho họ như thế nào. Nhiều chủ cửa hàng đã phát hiện ra giải pháp tuyệt vời cho các cửa hàng của mình chỉ đơn giản bằng cách nhìn vào những gì các cửa hàng khác đang sử dụng. Hãy xem câu chuyện của sieuthimypham.biz, một cửa hàng mỹ phẩm đã chuyển từ một hệ thống giấy bút thủ công sang sử dụng Sapo. Theo chị Hà, chủ cửa hàng, chị đã biết đến phần mềm khi đi mua sắm tại các cửa hàng khác. “Trong 1 lần đi mua sắm, thấy nhiều cửa hàng dùng phần mềm quản lý bán hàng giúp thanh toán khá đơn giản và nhanh chóng, nên tôi đã hỏi và được giới thiệu về Sapo. Tôi cũng tìm hiểu và được các bạn chăm sóc khách hàng tư vấn rất nhiệt tình, nên quyết định sử dụng Sapo cho công việc kinh doanh của mình.” Bạn cũng có thể muốn có được sự giúp đỡ từ nhân viên hoặc đồng nghiệp của bạn khi tìm kiếm các lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng. Ví dụ như Coco Shop, theo anh Đạt, họ đã nhìn vào các hệ thống khác nhau và họ sử dụng một số phương pháp nghiên cứu để tìm ra giải pháp tiềm năng. Một số bước họ thực hiện bao gồm tìm kiếm online, nhìn vào các ấn phẩm in ấn và quảng cáo, và tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia. Bất kể bạn làm nghiên cứu của mình như thế nào, hãy chắc chắn lưu ý tất cả các phần mềm quản lý bán hàng tiềm năng mà bạn xem qua. Bookmark trang web của họ để tham khảo dễ dàng, hãy viết chúng trên danh sách tính năng của bạn, sau đó thiết lập một quy trình để dễ dàng so sánh các lựa chọn. Cách nghiên cứu Nghiên cứu và tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng tiềm năng cho cửa hàng của bạn. Hãy chắc chắn khai thác các nguồn sau đây: – Google. – Mạng xã hội. – Các ấn phẩm. – Các chủ cửa hàng khác. Ghé thăm trang web của nhà cung cấp và gọi điện để hỏi về các tính năng và dịch vụ của họ. Hãy chắc chắn để có được các thông tin sau: – Các tính năng và chức năng của phần mềm. – Vị trí. – Giờ làm việc. – Phương pháp hỗ trợ khách hàng (ví dụ email, điện thoại, v.v.). Còn nhớ tất cả các tính năng mà bạn liệt kê trong bước 1? Đặt tất cả những thông tin trong một bảng tính cùng với phần mềm quản lý bán hàng mà bạn đang xem xét, sau đó đánh giá sự phù hợp của các lựa chọn.
Dùng thử phần mềm
Bạn biết về các phần mềm quản lý bán hàng trên giấy, bây giờ là lúc để nhìn thấy chúng hoạt động thế nào.Để làm điều này, bạn có thể yêu cầu hỗ trợ từ các nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng mà bạn đang xem xét, tham khảo các chủ cửa hàng khác, hoặc dùng thử. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng cho khách hàng dùng thử miễn phí. Để ý đến tốc độ, chức năng và sự thân thiện với người dùng của mỗi phần mềm quản lý bán hàng. Bạn thấy nó có phù hợp bạn, với nhân viên và với khách hàng? Ngoài ra suy nghĩ về việc làm thế nào bạn sẽ chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng mới. Quá trình chuyển dữ liệu khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp lên phần mềm như thế nào? Lưu ý rằng bạn không cần phải làm tất cả những thử nghiệm một mình. Hãy xem xét những người khác, những người sẽ sử dụng phần mềm (quản lý, nhân viên bán hàng) và để cho họ dùng thử. Cửa hàng mỹ phẩm Ngọc Mos đã làm điều đó khi họ thử nghiệm các phần mềm quản lý bán hàng. Sau khi đánh giá các giải pháp khác nhau trên giấy, họ thu hẹp lựa chọn xuống còn hai phần mềm (một trong số đó là Sapo), và để nhân viên dùng thử cả hai. “Mình thích nhất ở Sapo là màn hình rất thân thiện, dễ dùng, các tính năng được sắp xếp rất phù hợp cho các cửa hàng bán lẻ như mình.” – Chị Ngọc, chủ cửa hàng. Các thực hiện Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng tiềm năng để được hỗ trợ. Tham khảo các chủ cửa hàng khác. Dùng thử các phần mềm. Để ý đến các vấn đề sau: – Tốc độ. – Thân thiện với người dùng. – Giao diện. – Chức năng. – Tích hợp.
Yêu cầu nhà cung cấp cấu hình theo mong muốn của bạn
Bạn đã chọn được một nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng và bạn đã có tài khoản cùng các thiết bị cần thiết. Bây giờ là thời gian để thiết lập hệ thống mới và để mọi thứ bắt đầu hoạt động. Nói chuyện với nhóm hỗ trợ và hỏi xem họ có thể cung cấp cho bạn một bản demo của quá trình. Điều này sẽ cho phép bạn bắt đầu sử dụng một cách thuận lợi. Hãy hỏi chị Nguyễn Ánh Kim Vi tại Naki Beauty, người đã nhận được hướng dẫn sử dụng phần mềm trước khi bắt đầu. “Khi tôi đăng ký tài khoản, có người liên lạc với tôi và hướng dẫn tôi qua điện thoại. Họ chỉ cho tôi tất cả mọi thứ, các tính năng của phần mềm và làm thế nào để sử dụng chúng.” Buổi hướng dẫn đó rất hữu ích và giúp chị Vi thiết lập phần mềm quản lý bán hàng của mình đúng cách. Một lựa chọn khác là có một ai đó thiết lập hệ thống tận nơi cho bạn. Nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng thường có nhân viên triển khai giúp khách hàng với giải pháp mới của họ, bao gồm cả cài đặt các phần cứng. Chuỗi cửa hàng đồ làm bánh Beemart đã chọn cách này khi thiết lập phần mềm quản lý bán hàng của họ. Họ nhận được sự giúp đỡ từ nhân viên triển khai và cùng nhau, họ có tất cả mọi thứ sẵn sàng hoạt động. “Tôi đã làm việc với một nhân viên triển khai và chúng tôi đã đến từng cửa hàng,” chị Ánh nhớ lại. “Chúng tôi chắc chắn rằng các phần cứng đang làm việc, hóa đơn được in ra, và các quy trình được thiết lập theo cách hoạt động kinh doanh của chúng tôi.” Cách yêu cầu Hãy liên lạc với nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng của bạn và xem nếu họ có thể hướng dẫn sử dụng và thực hiện quá trình thiết lập. Từ đó biết được cần bao nhiêu thời gian và chuẩn bị các thông tin cần thiết cho quá trình này. Có thể bao gồm file CSV thông tin hàng tồn kho và khách hàng của bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy yêu cầu sự giúp đỡ từ một nhân viên triển khai.
Sử dụng triệt để các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng
Sau khi bạn có được phần mềm quản lý bán hàng bắt đầu hoạt động, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo, đó là khai thác triệt để các lợi ích mà hệ thống mới mang lại. Trong khi phần mềm quản lý bán hàng được sử dụng chủ yếu cho bán hàng và hàng tồn kho, các giải pháp hiện đại nhất cho phép bạn làm được nhiều hơn nữa. Công việc của bạn là tìm ra những khả năng và sử dụng chúng cho lợi ích của mình. Xem xét các tính năng, ứng dụng, hoặc phần cứng và làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Bạn có đang tận dụng tối đa hệ thống? Đánh giá lại và xem nếu có chức năng nào có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, làm nhiều hơn, và hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh. Như chị Ánh tại Beemart, người không chỉ sử dụng Sapo để bán hàng, mà còn tận dụng các tính năng báo cáo và khách hàng thân thiết của phần mềm. “Tôi thích việc có thể xem các báo cáo doanh thu và sản phẩm, cách mà phần mềm giúp tôi tính toán tất cả mọi thứ, bởi vì tôi không có khả năng này trước đây,” chị nói thêm. “Tôi cũng thích các báo cáo về chi tiêu của khách hàng vì chúng cho phép tôi để xác định khách hàng thân thiết nhất để có thể tri ân. Tôi thiết lập một chương trình khách hàng thân thiết sử dụng Sapo, trong đó khách hàng nhận được 10.000đ cho mỗi 500.000đ họ chi tiêu.” Chị Ánh cũng thực hiện một chương trình thành viên (ví dụ: đồng, bạc, vàng). Dựa vào các báo cáo về chi tiêu của khách hàng, chị có thể tặng quà dựa vào họ đã chi tiêu bao nhiêu tại cửa hàng của mình. Hãy tham khảo chị Ánh và xem làm thế nào bạn có thể tận dụng được nhiều nhất từ phần mềm quản lý bán hàng của bạn. Bạn cũng nên xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng. Đừng chỉ liên hệ với họ để tìm sự giúp đỡ về kỹ thuật. Hỏi về bất cứ nguồn tài nguyên miễn phí mà họ có cho khách hàng. Họ có tiến hành các khóa đào tạo, hội thảo? Có lẽ họ có thể gửi cho bạn tài liệu miễn phí hoặc các khóa học trực tuyến. Những kiến thức mà bạn nhận được từ nguồn tài nguyên của nhà cung cấp có thể có ích về lâu dài trong việc kinh doanh của bạn. Cách thực hiện Đánh giá và xem bạn có đang tận dụng đầy đủ các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng. Nói chuyện với nhân viên của bạn và xem họ có thích nó. Nói chuyện với khách hàng và nhận được phản hồi của họ. Tìm kiếm các ứng dụng hoặc phần cứng có thể nâng cao khả năng của phần mềm. Nói chuyện với nhà cung cấp phần mềm và thảo luận về những cải tiến có thể cho hệ thống của bạn. Hỏi nhà cung cấp phần mềm về các chương trình đào tạo, hội thảo, các ấn phẩm, và các nguồn tài nguyên khác.
Kết luận
Mặc dù điều này có vẻ mất nhiều thời gian, các lợi ích của một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp cho xứng đáng với công sức bạn bỏ ra. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc, và sẽ cho bạn hiểu thêm về tình hình kinh doanh để có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Tất cả những điều này này cho phép bạn dành nhiều thời gian chăm sóc khách hàng và tăng lợi nhuận.
Bây giờ, bạn nên có một ý tưởng rõ ràng những gì cần thiết để lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp mà có thể giúp bạn phát triển việc kinh doanh, đăng ký dùng thử miễn phí Sapo và xem làm thế nào nó có thể làm được điều đó.
