Mã vạch 1D và 2D khác nhau như thế nào? Có hai loại mã vạch chung: một chiều (1D hoặc tuyến tính) và hai chiều (2D). Chúng được sử dụng trong các loại ứng dụng khác nhau và trong một số trường hợp được quét bằng các loại công nghệ khác nhau. Sự khác biệt giữa máy quét mã vạch1D và 2D phụ thuộc vào bố cục và lượng dữ liệu có thể được lưu trữ trong mỗi loại, nhưng cả hai đều có thể được sử dụng hiệu quả trong nhiều ứng dụng nhận dạng tự động.
Khi bạn điều hành doanh nghiệp bán lẻ, hậu cần hoặc sản xuất của riêng mình, mã vạch là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp của bạn chú trọng. Trọng tâm của nó, mã vạch cho phép doanh nghiệp của bạn theo dõi hiệu quả các sản phẩm khác nhau của bạn. Tuy nhiên, họ còn làm được nhiều hơn thế. Mã vạch chứa số sản phẩm, tên nhà sản xuất, số điện thoại, v.v.
Thông tin này, được in trên sản phẩm, giúp bạn dễ dàng theo dõi sản phẩm trong hệ thống kiểm kê của riêng mình và khi sản phẩm di chuyển khắp thế giới.
Mã vạch 1D và 2D là hai tùy chọn bạn có khi nói đến mã vạch. Về bản chất, sự khác biệt giữa mã vạch 1D và 2D là thông tin mà chúng mang theo.
Mã vạch 1D (mã vạch tuyến tính)
Mã vạch tuyến tính hoặc mã vạch 1D , giống như mã UPC thường thấy trên hàng tiêu dùng, sử dụng một loạt các dòng và khoảng trắng có chiều rộng thay đổi để mã hóa dữ liệu – điều mà hầu hết mọi người có thể nghĩ đến khi nghe “mã vạch”. Mã vạch tuyến tính chỉ chứa vài chục ký tự và thường dài hơn về mặt vật lý khi nhiều dữ liệu được thêm vào. Do đó, người dùng thường giới hạn mã vạch của họ ở 8-15 ký tự
Mã vạch 1D là một dạng công nghệ cũ hơn và được sử dụng phổ biến hơn. Mã vạch 1D chủ yếu được tìm thấy trên hàng tiêu dùng. Mã vạch, như bạn có thể thấy từ hình trên, mã hóa thông tin trong các đường có chiều rộng thay đổi tuyến tính. Nó mang thông tin số chẳng hạn như số sản phẩm.
Thông tin mà nó mang theo bị hạn chế và chỉ hữu ích khi thông tin số được gắn thẻ cùng với thông tin từ cơ sở dữ liệu. Ví dụ: quá trình quét cung cấp cho bạn một số ‘A1234567890A’ và cơ sở dữ liệu của bạn hiển thị tên, nhà sản xuất, giá của sản phẩm và hơn thế nữa.
Máy quét mã vạch đọc mã vạch 1D
Máy quét mã vạch đọc mã vạch 1D theo chiều ngang. Máy quét mã vạch laser 1D là loại máy quét được sử dụng phổ biến nhất và thường có dạng “súng”. Những máy quét này không cần phải tiếp xúc trực tiếp với mã vạch 1D để hoạt động bình thường, nhưng thường phải nằm trong phạm vi từ 4 đến 24 inch để quét.
Mã vạch 1D phụ thuộc vào kết nối cơ sở dữ liệu để có ý nghĩa. Ví dụ: nếu bạn quét mã UPC, các ký tự trong mã vạch phải liên quan đến một mặt hàng trong cơ sở dữ liệu giá cả mới hữu ích. Các hệ thống mã vạch này là nhu cầu cần thiết cho các nhà bán lẻ lớn, và có thể giúp tăng độ chính xác của hàng tồn kho và tiết kiệm thời gian.
Mã vạch 2D (Mã vạch 2 chiều)
Mã vạch 2D , như Ma trận dữ liệu, Mã QR hoặc PDF417, sử dụng các mẫu hình vuông, hình lục giác, dấu chấm và các hình dạng khác để mã hóa dữ liệu. Do cấu trúc của chúng, mã vạch 2D có thể chứa nhiều dữ liệu hơn mã 1D (lên đến 2000 ký tự), trong khi vẫn có vẻ nhỏ hơn về mặt vật lý. Dữ liệu được mã hóa dựa trên cả sự sắp xếp theo chiều dọc và chiều ngang của mẫu, do đó nó được đọc theo hai chiều.
Mã vạch 2D là bản cập nhật cho công nghệ mã vạch 1D cũ hơn. Mã vạch 2D sử dụng các mẫu như hình vuông, hình lục giác và dấu chấm để mã hóa thông tin. Mã vạch 2D chứa nhiều thông tin hơn chỉ là thông tin số. Mã vạch 2D có thể chứa tên, địa chỉ, số điện thoại, hình ảnh, URL trang web và hơn thế nữa. Ngoài ra, mã vạch 2D bền hơn và có thể đọc được ngay cả khi một phần bị hỏng.
Mã vạch 2D không chỉ mã hóa thông tin chữ và số. Các mã này cũng có thể chứa hình ảnh, địa chỉ trang web, giọng nói và các loại dữ liệu nhị phân khác. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng thông tin cho dù bạn có kết nối với cơ sở dữ liệu hay không. Một lượng lớn thông tin có thể truyền đi với một mặt hàng được dán nhãn mã vạch 2D.
Máy quét mã vạch đọc mã vạch 2D
Máy quét mã vạch 2D thường được sử dụng để đọc mã vạch 2D, mặc dù một số mã vạch 2D, như mã QR thường được công nhận, có thể được đọc bằng một số ứng dụng điện thoại thông minh. Máy quét mã vạch 2D có thể đọc từ cách xa hơn 3 feet và có sẵn ở kiểu “súng” thông thường, cũng như kiểu không dây, mặt bàn và kiểu gắn. Một số máy quét mã vạch 2D cũng tương thích với mã vạch 1D, giúp người dùng linh hoạt hơn trong cách sử dụng.
Các ứng dụng cho Công nghệ mã vạch 1D và 2D
Mã vạch 1D có thể được quét bằng máy quét laser truyền thống hoặc sử dụng máy quét hình ảnh dựa trên máy ảnh. Mặt khác, mã vạch 2D chỉ có thể được đọc bằng hình ảnh.
Ngoài việc chứa nhiều thông tin hơn, mã vạch 2D có thể rất nhỏ, điều này làm cho chúng hữu ích để đánh dấu các đối tượng mà nếu không thì không thực tế đối với nhãn mã vạch 1D . Với công nghệ khắc laser và các công nghệ đánh dấu vĩnh viễn khác, mã vạch 2D đã được sử dụng để theo dõi mọi thứ từ bảng mạch in điện tử tinh vi đến các dụng cụ phẫu thuật.
Mặc dù mã vạch 2D có thể là công nghệ cập nhật của 1D, nhưng chúng không nhất thiết phải tốt hơn. Giữa mã vạch 1D và 2D, mã vạch bạn chọn tùy thuộc vào yêu cầu của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, 1D là đủ cho hầu hết các doanh nghiệp. Mã vạch 2D sẽ được yêu cầu nếu doanh nghiệp của bạn không có hệ thống cơ sở dữ liệu phối hợp với mã vạch 1D – tuy nhiên, điều này khá khó xảy ra.
Mã vạch 2D đã được ứng dụng rộng rãi với người tiêu dùng nói chung, những người có thể quét mã và truy cập nhanh tất cả thông tin về sản phẩm, trực tiếp từ điện thoại thông minh của họ.
Lựa chọn mã vạch
Mặt khác, mã vạch 1D rất thích hợp để xác định các mục có thể được liên kết với thông tin thay đổi thường xuyên khác. Để tiếp tục với ví dụ UPC, mặt hàng mà UPC xác định sẽ không thay đổi, mặc dù giá của mặt hàng đó thường xuyên thay đổi; đó là lý do tại sao liên kết dữ liệu tĩnh (số mặt hàng) với dữ liệu động (cơ sở dữ liệu giá cả) là một lựa chọn tốt hơn so với mã hóa thông tin giá trong chính mã vạch.
Mã vạch 2D ngày càng được sử dụng nhiều hơn trong chuỗi cung ứng và các ứng dụng sản xuất khi giá thành của máy quét hình ảnh đã giảm xuống. Bằng cách chuyển sang mã vạch 2D, các công ty có thể mã hóa nhiều dữ liệu sản phẩm hơn đồng thời giúp quét các mặt hàng dễ dàng hơn khi chúng di chuyển trên dây chuyền lắp ráp hoặc băng tải – và điều đó có thể được thực hiện mà không cần lo lắng về việc căn chỉnh máy quét.
Điều này đặc biệt đúng trong các ngành công nghiệp điện tử, dược phẩm và thiết bị y tế , nơi các công ty được giao nhiệm vụ cung cấp một lượng lớn thông tin theo dõi sản phẩm trên một số mặt hàng rất nhỏ. Ví dụ, các quy tắc UDI của FDA Hoa Kỳ yêu cầu một số thông tin sản xuất phải được đưa vào một số loại thiết bị y tế nhất định. Dữ liệu đó có thể được mã hóa dễ dàng trên các mã vạch 2D rất nhỏ.
Trước hết, RPA không cướp đi công việc của con người, mà nó được tạo ra để hỗ trợ con người trong công việc. Khi những công việc đơn giản có tính lặp lại được giao phó cho robot thực hiện, con người có thể tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo hơn. Nói cách khác, RPA là công cụ chuyên môn hóa con người và robot trong công việc, và là một cộng sự đáng tin cậy giúp con người san sẻ những gánh nặng trong công việc. Khi được giải thoát khỏi những công việc đơn giản lặp đi lặp lại, con người có thể dồn sức vào những công việc có giá trị gia tăng cao hơn. Có thể nói, không chỉ RPA mà đối với bất cứ một công cụ nào, chìa khóa thành công nằm ở cách chúng ta áp dụng công cụ đó trong công việc. Hiện nay, khi chúng ta đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, sẽ không quá khi nói rằng áp dụng RPA để nâng cao hiệu quả và năng suất giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi nhuận hơn.
Điều quan trọng trước tiên là chúng ta hiểu được sự khác nhau của việc áp dụng RPA với áp dụng công nghệ IT truyền thống hay hoạt động cải tiến để áp dụng RPA đồng thời với việc cân đối quản lý, kiểm soát và tự động hóa. Khác với Excel Macro, RPA ít bị bỏ không, tuy nhiên, cần lưu ý những ảnh hưởng khi nền tảng ứng dụng cần tự động hóa thay đổi, hay cần xây dựng một cơ chế để giải đáp những yêu cầu của người dùng. Do đó, mặc dù nhân viên nghiệp vụ chủ động áp dụng RPA nhưng doanh nghiệp cần xây dựng quy định quản lý và kiểm soát rô bốt phần mềm này. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp xây dựng quy định quản lý và kiểm soát quá nghiêm ngặt như với các công nghệ truyền thống thì RPA khó được áp dụng hiệu quả ở phòng nghiệp vụ mà dễ trở thành một thiết bị phát triển hệ thống cho phòng IT.
Để tận dụng được những lợi ích và giá trị đích thực của RPA, việc áp dụng RPA cần bám sát chính sách áp dụng như áp dụng cho ai vì mục đích gì? Quá trình đưa RPA vào sử dụng bao gồm 3 bước: PoC (đánh giá, kiểm chứng); áp dụng cho một phần doanh nghiệp và áp dụng trên toàn doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp đã áp dụng RPA nhưng không sử dụng hiệu quả phần lớn là do phòng nghiệp vụ – đơn vị sử dụng RPA chính – không được tham gia vào giai đoạn PoC mà chỉ có phòng IT và phòng phụ trách áp dụng RPA đánh giá sản phẩm sau đó chỉ thị cho phòng nghiệp vụ áp dụng. Cách làm này dễ dẫn đến việc công cụ RPA được lựa chọn có thể quá khó với người sử dụng, hay hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp không đến được người sử dụng, hay làm họ có cảm giác bị bắt ép sử dụng. Vì vậy ngay từ giai đoạn PoC, doanh nghiệp nên cho phép nhân viên nghiệp vụ tham gia và chú ý lắng nghe đánh giá từ họ.
Bước đầu tiên khi áp dụng RPA là tập huấn sử dụng RPA. Khi được tập huấn, bạn sẽ hiểu RPA là gì và có những hình dung thú vị về công việc có thể tự động hóa bằng RPA trong nghiệp vụ của mình. Nên bắt đầu PoC bằng việc tập huấn về công cụ RPA với 2 đến 3 người đến từ mỗi phòng ban. Những người này sau đó sẽ đóng vai trò thúc đẩy quá trình áp dụng RPA trong phòng ban của mình.
2. Tiến hành áp dụng RPA
a. Lựa chọn các sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng và giá thành Các sản phẩm RPA trên thị trường có tính năng và giá thành khác nhau. Mỗi sản phẩm có đặc trưng khác nhau, tùy theo yêu cầu về tính năng sản phẩm và nhu cầu của nghiệp vụ áp dụng có thể lựa chọn nhiều loại sản phẩm trên thị trường. Để áp dụng thành công RPA, bạn cần so sánh kĩ lưỡng tính năng và dịch vụ cung cấp của các sản phẩm thuộc hãng sản xuất khác nhau. Giao diện của các RPA cũng rất khác nhau, nên cách sử dụng cũng khác nhau. Một sản phẩm có nhiều chức năng nhưng giao diện khó hiểu sẽ làm cho người dùng khó sử dụng sau khi áp dụng.
b. Ngoài ra, khi lựa chọn RPA, bạn cần kiểm tra kỹ dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA. Trước khi áp dụng RPA, cần xác định những nghiệp vụ văn phòng nào muốn nâng cao hiệu quả và tự động hóa. Mặc dù RPA có khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau, nhưng vẫn có một số công việc cần được làm thủ công. Ví dụ, RPA có thể phân loại văn bản sử dụng từ khóa nhất định, nhưng nó lại không thể nhận dạng khi văn bản sử dụng từ ngữ tương tự hay từ viết tắt. Nếu con người thực hiện công việc này, họ có thể nhận ra những từ khóa phổ biến và bổ sung vào kịch bản để nâng cao tính chính xác của thông tin cần thu thập.
Tuy nhiên, do những công việc này thường tốn nhiều thời gian và công sức nên vẫn cần nhờ đến RPA để nâng cao năng suất. Khi đó, bạn nên phân chia những thao tác nhờ RPA thực hiện và thao tác cần thực hiện thủ công, như vậy có thể nâng cao chất lượng công việc. RPA là công cụ giúp con người và Robot chuyên môn hóa Có bạn sẽ lo lắng sự phát triển của AI ( trí tuệ nhân tạo) hay sự phổ biến của RPA có thể cướp đi công việc của con người. Tuy nhiên, bạn hãy thử nhìn nhận sự việc từ một quan điểm khác.
3. Đánh giá khả năng phát triển sản phẩm kết hợp AI và RPA
Khi áp dụng RPA, chiến lược tốt nhất là bắt đầu từ những khởi đầu nhỏ và dần dần tiến đến những cải tiến lớn. Thực hiện cách mạng công nghiệp 4.0 cũng vậy, bắt đầu từ công nghệ đơn giản RPA để nâng cao tỷ lệ ứng dụng IT là cách làm bền vững. Ở đây, chúng tôi xin giới thiệu bước đầu tiên ứng dụng AI bắt đầu từ RPA. Đây là nội dung của giai đoạn thứ 2 trong quá trình phát triển gồm 3 giai đoạn của RPA.Mở rộng phạm vi dữ liệu xử lý của RPA Ứng dụng AI-OCR / AI speaker để số hóa thông tin dưới dạng tài liệu giấy, hình ảnh hoặc âm thanh (cấu trúc hóa dữ liệu phi cấu trúc), từ đó mở rộng phạm vi công việc có thể được tự động hóa. Gắn thêm cho Rô bốt tự động hóa RPA con mắt siêu việt của AI-OCR và đôi tai của AI. Liên kết với nghiệp vụ cần khả năng phán đoán như thẩm định Chúng tôi nhận được nhiều câu hỏi như “Liệu RPA có khả năng phán đoán cao như AI hay không?”. RPA hoàn toàn có khả năng nếu được kết hợp với AI. Dưới đây là ví dụ về sự kết hợp giữa RPA và AI trong sản phẩm thẩm định tín dụng.
RPA gửi thông tin về thu nhập đến AI thẩm định tín dụng và hỏi có nên cho khách hàng này vay tiền không?
AI thẩm định điều kiện vay tín dụng của khách hàng dựa trên thông tin nhận được
RPA tiến hành thủ tục tiếp theo dựa trên quyết định của AI (ví dụ: nếu đủ điều kiện vay, RPA sẽ tiến hành thủ tục cho vay)
Đối chiếu kết quả tra cứu với thông tin đăng ký để kiểm tra tính hợp lý của lộ trình và chi phí do nhân viên cung cấp Trong tương lai, số lượng các sản phẩm AI được thiết kế chuyên biệt cho mục đích nhất định ngày càng tăng. Khi tích hợp với sản phẩm AI này, RPA sẽ có thể tự động hóa nhiều công việc phức tạp. Khi đó, bạn có thể hình dung Robot tự động RPA được gắn thêm một cố vấn thẩm định AI.
Các lợi ích khi triển khai Robot nhập liệu văn phòng
1. Nâng cao hiệu suất và tự động hóa các công việc văn phòng.
Như đã nói ở trên, RPA có thể thay thế con người thực hiện các công việc văn phòng. Lợi ích lớn của RPA là ai cũng có thể dễ dàng áp dụng để nâng cao hiệu suất và tự động hóa công việc.
2. Nâng cao năng suất.
Nhờ áp dụng RPA tự động hóa công việc văn phòng mà trước đây con người phải thực hiện, nhân viên nghiệp vụ sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lí công việc khác. Do đó, góp phần nâng cao năng suất và tạo ra cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh mới. Đặc biệt, khi doanh nghiệp đau đầu vì thiếu hụt nguồn lao động thì nâng cao năng suất trở thành một vấn đề lớn. Vì vậy, áp dụng RPA sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải tiến doanh nghiệp.
3. Loại bỏ lỗi thao tác.
Khi làm việc, con người khó có thể tránh khỏi mắc lỗi. Khả năng tập trung của con người có giới hạn nên với những công việc có tính lặp lại thường khó phát hiện những lỗi sai. Ngoài ra, những công việc tập trung nhiều trong vài ngày trong tháng yêu cầu độ chính xác cao cũng đang là gánh nặng cho nhân viên, họ thường mất nhiều thời gian để làm lại khi xảy ra sai sót. Với RPA, chỉ cần cài đặt một lần, phần mềm rô bốt có thể tái hiện lại công việc một cách chính xác, loại bỏ các sai sót. Rô bốt RPA không mất khả năng tập trung như con người khi thực hiện công việc nhiều lần nên có thể giảm thời gian lãng phí và nâng cao chất lượng công việc.
4. Cắt giảm chi phí
Chúng tôi thấy nhiều người dùng nói rằng RPA có thể hoàn thành công việc mà con người thực hiện trong 10 phút trong thời gian ngắn hơn một nửa. RPA có thể làm việc liên tục bất kể ngày giờ và thực hiện công việc vào thời điểm cài đặt. Như vậy, RPA góp phần giảm bớt thời gian làm việc, giảm làm thêm ngoài giờ, không cần đi làm vào ngày nghỉ, do đó giúp cắt giảm phí nhân công cho doanh nghiệp. Ngoài ra, có trường hợp cần chi ngân sách để phát triển hệ thống xử lý nghiệp vụ mới, nhưng sau khi áp dụng RPA để thực hiện công việc đó thì không cần phải tốn chi phí để phát triển hệ thống mà vẫn có thể cải tiến nghiệp vụ.
5. Giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực
Do giảm tỉ lệ sinh và già hóa dân số, việc thiếu hụt nguồn nhân lực trong tương lai là vấn đề đáng lo ngại. Theo Văn phòng nội các, dân số lao động Nhật Bản năm 2014 là 65.870 nghìn người, giảm xuống còn 37.950 nghìn người vào năm 2060. Theo đó, tỷ lệ dân số lao động trong tổng dân số giảm từ 52% năm 2014 xuống còn 44% năm 2060. RPA sẽ góp phần giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực của Nhật Bản. RPA có thể tự động hóa công việc có logic cố định mà không cần sự can thiệp của con người với hiệu quả cao hơn so với con người thực hiện với sự kiểm tra sát sao. RPA không bị giới hạn thời gian làm việc, và có thể thực hiện công việc lặp đi lặp lại sau khi được cài đặt, nên được kỳ vọng sẽ trở thành một công cụ giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực trong nghiệp vụ văn phòng.
Ví dụ áp dụng RPA và hiệu quả
Chúng tôi xin giới thiệu một vài trường hợp áp dụng RPA đối với từng loại nghiệp vụ như sau
Nghiệp vụ mua sắm
Dưới đây là ví dụ áp dụng RPA để tự động đặt mua nguyên vật liệu trong một công ty thương mại. RPA tự động xử lý các bước từ 1 – 4:
Tập hợp thông tin đặt mua nguyên vật liệu
Mở hệ thống web tiếp nhận đơn hàng của nhà cung cấp
Đăng kí thông tin đặt hàng trên hệ thống
Báo cáo tình trạng đặt hàng tới người phụ trách Trước khi áp dụng RPA, việc sao chép thông tin đặt hàng mất nhiều thời gian và hay sai sót. Xử lý của hệ thống chậm trễ nên hay phải chờ đợi tạo nhiều áp lực cho nhân viên phụ trách đặt hàng. Trước đây doanh nghiệp thường phải chấp nhận vì hoạt động này liên quan đến hệ thống của đối tác giao dịch, nhưng sau khi áp dụng RPA để tự động hóa thì doanh nghiệp đã hoàn thành công việc mà trước đây cần 130h/năm chỉ trong 30h. Sai sót khi nhập liệu giảm đi đáng kể, hơn nữa, còn giải phóng được gánh nặng tinh thần của nhân viên thực hiện do không phải chờ đợi. Nghiệp vụ kế toán Đây là trường hợp áp dụng RPA kết hợp với OCR để xử lý tự động hóa đơn tại doanh nghiệp phân phối – lĩnh vực được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Sau khi nhận hóa đơn, sử dụng máy scan và OCR để số hóa thông tin hóa đơn
Nhận dữ liệu đặt hàng tương ứng từ Hệ thống mua sắm
Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với dữ liệu đặt hàng
Nếu các dữ liệu thống nhất, chuyển sang xử lý thanh toán. Nếu không, yêu cầu người phụ trách kiểm trả lại. Do nhiều nguyên nhân như OCR đọc lỗi thông tin, v.v các dữ liệu đối chiếu có thể không thống nhất nên cần yêu cầu nhân viên kiểm tra lại.
Đăng ký thông tin đặt hàng lên hệ thống
Thông báo tình trạng đặt hàng đến người phụ trách Khi chưa áp dụng RPA, kế toán thường phải vào hệ thống mua sắm, in ra dữ liệu đặt hàng, đối chiếu thủ công với hóa đơn. Tuy nhiên, sau khi áp dụng RPA, kế toán chỉ phải kiểm tra lại các trường hợp dữ liệu không thống nhất chiếm khoảng 20% tổng số Trường hợp trên, doanh nghiệp sử dụng phần mềm OCR truyền thống, tuy nhiên, với sự xuất hiện của giải pháp AI-OCR như DX-Suite, phạm vi ứng dụng OCR dự đoán sẽ được mở rộng nhiều hơn. Nghiệp vụ nhân sự
Áp dụng RPA trong nghiệp vụ hành chính nhân sự
Do nghiệp vụ liên quan đến thông tin cần bảo mật nên doanh nghiệp không thể ủy thác ra ngoài. Nhiều trường hợp, cán bộ quản lý có chi phí nhân công cao phải tự mình xử lý. Do đó, dù khối lượng công việc không lớn áp dụng RPA sẽ đem lại hiệu quả cao. Đây là trường hợp sử dụng RPA để tự động hóa bước 2.
Nhân viên mở hệ thống quản lý nhân sự và thay đổi thông tin thuộc tính như địa chỉ của nhân viên.
Lấy thông tin trên hệ thống quản lý nhân sự để phản ánh những thay đổi đó trên hệ thống nội bộ liên quan. Nghiệp vụ trả lương nhân viên – Phê duyệt chi phí
Đây là trường hợp các bạn hay được demo. RPA tự động xử lý bước 1 đến bước 4 dưới đây để kiểm tra lộ trình và chi phí trước khi phê duyệt chi phí đi lại cho nhân viên.
Nhân viên đăng ký thông tin lên hệ thống phê duyệt kinh phí
Sử dụng dịch vụ tra cứu đường đi để tìm lộ trình dựa trên tên nhà ga do nhân viên cung cấp
Đối chiếu kết quả tra cứu với thông tin đăng ký để kiểm tra tính hợp lý của lộ trình và chi phí do nhân viên cung cấp
Nếu kết quả đối chiếu thống nhất, xử lý phê duyệt. Nếu không, trả lại đơn đăng ký. Bạn thấy thế nào? Chắc bạn cũng đã nghĩ ra những công việc có logic cố định có thể tự động hóa bằng RPA trên nền tảng ứng dụng khác nhau phải không ?.
RPA (Robotic Process Automation) là khái niệm chỉ Robot phần mềm trong máy tính thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định). Khái niệm RPA bắt đầu được sử dụng ở Nhật Bản năm 2016, đến năm 2017 tạo ra một tiếng vang lớn nhờ sự dễ hiểu và khả năng đem lại hiệu quả nhanh. Đến nay, cùng với AI và IoT, RPA trở thành một trong những từ IT thông dụng mà ai cũng ít nhất một lần nghe qua. Tuy vậy, hiện nay, vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu sâu về RPA hay chưa biết về sự khác biệt và mối quan hệ giữa AI và RPA… Để bạn đọc hiểu được bản chất của RPA – một giải pháp hứa hẹn giúp cắt giảm chi phí, loại bỏ sai sót và thúc đẩy cải cách phương thức làm việc, bài viết này giới thiệu toàn bộ nội dung từ kiến thức cơ bản, cách áp dụng RPA, đến sự khác biệt với AI và cách áp dụng hiệu quả khi kết hợp với AI.
Công cụ thực hiện khái niệm RPA này được gọi là công cụ RPA. Hiện nay, khái niệm RPA đang được sử dụng với nhiều nghĩa khác nhau. Trong đó, nghĩa rộng là RPA – một sự cải tổ toàn bộ, còn nghĩa hẹp là công cụ RPA. Để dễ hiểu hơn, RPA nghĩa rộng được định nghĩa là “ trang bị công nghệ rule engine và AI”, còn nghĩa hẹp là “hoạt động dựa trên công nghệ rule engine nhưng không bao gồm AI”. Đây là một ví dụ tự động hóa công việc back office phát sinh khi tiếp nhận yêu cầu lắp đặt điều hòa tại một cửa hàng điện lạnh. Bên trái màn hình là sổ quản lý yêu cầu lắp đặt điều hòa đã được tiếp nhận qua tổng đài, bên phải màn hình là bản yêu cầu của khách hàng được gửi tới nhân viên lắp đặt. RPA xử lý tự động theo các bước sau:
Copy họ tên và số điện thoại từ sổ quản lý bên trái và dán vào bản yêu cầu bên phải.
Mở phần mềm bản đồ, tra cứu địa chỉ, phóng to bản đồ, xác định phạm vi, chuyển thành file ảnh và dán vào bản yêu cầu bên phải.
Cài đặt tên bản yêu cầu là mã tiếp nhận trong sổ quản lý và lưu lại. Lặp lại chuỗi công việc cố định này với tất cả các đơn tiếp nhận trong sổ quản lý . Như trong video, có thể thấy RPA thao tác máy tính nhanh gấp 3 lần con người. Hơn nữa, nếu con người chỉ làm việc 8 tiếng mỗi ngày thì RPA có thể làm việc gấp 3 lần là 24 tiếng. Như vậy, nếu RPA làm nhanh hơn 3 lần với số giờ gấp 3 lần, chỉ bằng một phép tính đơn giản, ta có thể thấy RPA (nhân công kỹ thuật số) có năng suất gấp 9 lần so với con người (có thể làm việc bằng 9 lao động trí thức). Sự khác biệt giữa RPA với công nghệ cũ.
Thử so sánh với tình hình ứng dụng rô bốt công nghiệp trong nhà máy/công trường đã trở nên rất thông dụng hiện nay
Với công nghệ cũ
Nhà máy/công trường
Văn phòng
Cấp 3
Công nhân
Nhân viên văn phòng
Cấp 2
Robot công nghiệp
Không có※ Sử dụng tập trung/số lượng lớn nhân viên văn phòng※ Tùy chỉnh hệ thống (ERP)
Cấp 1
Thiết bị sản xuất (băng chuyền)
Hệ thống (ERP)
Với sự xuất hiện của RPA (Robot phần mềm)
Nhà máy/công trường
Văn phòng
Cấp 3
Công nhân
Nhân viên văn phòng
Cấp 2
Robot ứng dụng sản xuất
RPA (Robot phần mềm)
Cấp 1
Thiết bị sản xuất (băng chuyền)
Hệ thống (ERP)
Một nhà máy bao gồm 3 cấp thực hiện. Cấp cơ bản là các thiết bị sản xuất dạng lớn như băng chuyền, xung quanh đó là những rô bốt công nghiệp thực hiện công việc sản xuất nhanh và chính xác, con người sẽ làm những công việc như bảo dưỡng rô bốt và những công việc mà rô bốt không làm được. Còn văn phòng chỉ bao gồm 2 cấp thực hiện là hệ thống quản lý cơ bản ERP và các nhân viên văn phòng thao tác trên đó. Nếu việc sử dụng ERP quá vất vả, trước đây người ta giải quyết bằng cách tùy chỉnh lại ERP, hoặc tăng số lượng nhân viên văn phòng (hoặc ủy thác công việc ra bên ngoài). Với sự xuất hiện của rô bốt phần mềm RPA, công việc văn phòng sẽ hiệu quả hơn nhờ 3 cấp thực hiện. Theo đó, nhân viên văn phòng sẽ chuyển từ công việc bàn giấy sang công việc bảo trì rô bốt và những công việc phức tạp mà robot không thể thực hiện.
Vậy có sự khác biệt gì giữa công cụ RPA theo nghĩa hẹp và Excel Macro? Điểm khác biệt của RPA so với Excel Macro là ai cũng có thể xây dựng kịch bản chạy rô bốt không cần kiến thức lập trình, nội dung kịch bản dễ hiểu nên không bị đưa vào “hộp đen”, có thể tự động hóa được tất cả mọi ứng dụng bao gồm ERP và Web. Tuy nhiên, không thể coi đây là sự khác biệt về bản chất.
Cách hoạt động của RPA
Nói một cách đơn giản, RPA là phần mềm robot nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc bàn giấy nhờ mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên văn phòng. Ví dụ, nếu bạn muốn nhờ RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, RPA sẽ ghi nhớ các quy tắc thực hiện được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Những lần sau đó, RPA sẽ thực hiện công việc này dựa trên kịch bản. Bạn có thể hình dung hoạt động này giống như việc hướng dẫn công việc cho nhân viên mới.
Đặc trưng của RPA là rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình, nội dung thao tác cũng như workflow có thể xây dựng, hiệu chỉnh trên màn hình khi tạo kịch bản. Đây không đơn thuần là cách thao tác tiện hay không, mà chính nhờ việc ai cũng có thể xây dựng kịch bản và ai cũng có thể đọc hiểu kịch bản nên nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về IT cũng có thể tự mình tự động hóa được. Bên cạnh đó, khác với Excel Macro, RPA không tạo ra những kịch bản không quản lý được nội dung. Kịch bản của RPA còn được gọi là “workflow” hoặc đơn thuần là “robot”. Nếu bạn đã từng nghe ai nói “Tôi đã tạo ra 100 con Robot”, có nghĩa là họ đã tạo được 100 loại kịch bản khác nhau.
Thực phẩm hay còn được gọi là thức ăn là bất kỳ vật phẩm nào, bao gồm các chất mà con người và động vật có thể ăn hay uống được. Mục đích của việc sử dụng thực phẩm là thu nạp các chất dinh dưỡng nhằm nuôi dưỡng cơ thể hoặc ăn uống theo sở thích. Các thực phẩm này có nguồn gốc từ thực vật, động vật, vi sinh vật hay các sản phẩm chế biến từ phương pháp lên men như rượu, bia.
Thực phẩm không chỉ cạnh tranh với các mặt hàng nước ngoài khi tham gia xuất nhập khẩu, mà còn cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ trong nước. Để đảm bảo hàng hóa có khả năng cạnh tranh cao, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng và áp dụng những giải pháp truy xuất nguồn gốc thực phẩm hiện đại. Để người tiêu dùng có thế biết chính xác và chi tiết các thông tin về sản phẩm cũng như thông tin về doanh nghiệp sản xuất.
Nông sản là những sản phẩm hoặc bán thành phẩm của ngành sản xuất hàng hóa thông qua cây trồng, từ hoạt động làm vườn và được làm ra từ tư liệu sản xuất là đất. Sản phẩm nông nghiệp bao gồm rất nhiều nhóm hàng, tuy nhiên thường được hiểu với các loại sản phẩm phổ biến như rau, củ, quả, các loại hạt… Đây là những thực phẩm phục vụ cho hoạt động ăn uống, bổ sung dưỡng chất cho con người và động vật hàng ngày.
Truy xuất nguồn gốc nông sản
Truy xuất nguồn gốc nông sản là việc người tiêu dùng có thể tìm hiểu được quá trình hình thành và phân phối của sản. Doanh nghiệp sẽ dán các con tem lên sản phẩm và người dùng muốn truy xuất thông tin sản phẩm phải tải các ứng dụng về máy. Qua việc truy xuất, bạn có thể biết được thông tin về sản phẩm từ lúc còn là hạt giống cho tới khi được nuôi trồng, chế biến, vận chuyển và lưu thông trên thị trường.
3. Truy xuất nguồn gốc các sản phẩm thời trang
Các mặt hàng thời trang chính hàng luôn luôn đối mặt với nguy cơ rất cao từ hàng nhái cho nên việc hỗ trợ người mua truy xuất được nguồn gốc là nhu cầu bức thiết để bảo vệ lợi ích người tiêu dùng cũng như thương hiệu của sản phẩm. Đặc biệt tại các thị trường khó tính như Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản thì vấn đề truy xuất nguồn gốc đã được đưa ra từ lúc marketing sản phẩm cho đến lúc gia công sản xuất từ các nước khác.
4. Truy xuất nguồn gốc thủy sản
Thủy sản mặt hàng rất được quan tâm bởi chúng được xuất khẩu sang thị trường các nước từ nhiều năm nay, mang lại nguồn thu lớn cho đất nước. Điều này đòi hỏi thủy sản phải đảm bảo những yêu cầu khắt khe về chất lượng và tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, đặc biệt là những nước có nền kinh tế phát triển và trình độ dân trí cao như châu Âu, Mỹ, Nhật Bản…
Truy xuất nguồn gốc thủy sản là khả năng theo dõi, nhận diện được một đơn vị sản phẩm qua từng công đoạn của quá trình sản xuất. Qua việc truy xuất thông tin, người tiêu dùng sẽ biết được các quá trình từ việc tìm kiếm nguồn giống, trang trại chăn nuôi, chế biến, vận chuyển đến khi được phân phối và đến tay người tiêu dùng.
Việc truy xuất này sẽ giúp các cơ sở và doanh nghiệp nuôi trồng, sản xuất và phân phối thủy sản có ý thức hơn về việc chăm sóc thủy sản, cũng như chế biến đúng quy định ATTP của thế giới. Điều này nhằm tránh việc thủy sản bị nhiễm độc gây ảnh hưởng đến sức khỏe người sử dụng, đặc biệt là vấn đề uy tín trong việc xuất khẩu hiện nay.
– Bước 1: Tiến hành khảo sát về quy trình sản xuất sản phẩm từ trang trại đến khi sản phẩm ra thị trường.
– Bước 2: Lên quy trình thực hiện truy xuất nguồn gốc sao cho phù hợp với quy trình hoạt động và các quy chuẩn của doanh nghiệp. Để khi truy xuất, người tiêu biết được từng công đoạn của quá trình hình thành sản phẩm.
– Bước 3: Xây dựng biểu mẫu nhập thông tin sản xuất, nguyên liệu, phân bón, thuốc trừ sâu… Dựa vào biểu mẫu này, nhà cung cấp sẽ xây dựng sao cho phù hợp với đặc thù sản phẩm của mỗi mỗi khách hàng doanh nghiệp.
– Bước 4: Thiết lập hệ thống phần mềm theo đúng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp, để người dùng dễ thực hiện đồng thời thể hiện đầy đủ thông tin mà nhà cung cấp muốn gửi tới khách hàng.
– Bước 5: Đào tạo sử dụng hệ thống phần mềm truy xuất nguồn gốc, các quy chuẩn về nhập liệu thời gian thực giúp người dùng có thể dễ dàng tiếp cận cũng như sử dụng khi truy xuất nguồn gốc.
– Bước 6: nhà cung cấp triển khai phần mềm sử dụng thực tế, bảo hành và hỗ trợ trọn đời sử dụng.
Đối với tem chống hàng giả QR Code
Người tiêu dùng tải các ứng dụng quét mã code như Zalo, Viber hoặc các app có hỗ trợ quét mã QRCode về điện thoại thông minh hay máy tính bảng có kết nối internet. Khi truy xuất nguồn gốc sản phẩm, người tiêu dùng sẽ sử dụng các ứng dụng trên để quét mã code trên tem được dán trên sản phẩm. Tất cả các thông tin liên quan về sản phẩm và nhà sản xuất sẽ hiển thị.
Đối với tem chống hàng giả SMS
Khi muốn truy xuất thông tin sản phẩm bằng tem chống giả điện tử SMS, người tiêu dùng sẽ cào lớp phủ cào màu bạc trên tem để lấy mã code và nhắn tin theo cú pháp có sẵn. Tất cả các thông tin liên quan về sản phẩm và nhà sản xuất sẽ được gửi tin nhắn về máy của bạn.
Truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi, nhận diện được một đơn vị sản phẩm thông qua tất cả các giai đoạn từ tìm nguồn nguyên liệu, sản xuất, chế biến, vận chuyển và phân phối ra thị trường.
Một số nước trên thế giới đã áp dụng truy xuất thông tin sản phẩm như một quy định bắt buộc phải có, để đảm bảo nhận diện chất lượng sản phẩm và cơ sở sản xuất như: Liên minh Châu Âu, Anh, Hoa Kỳ, Ireland, Canada, Ấn Độ, Thái Lan…
Ở hầu hết những nước phát triển, truy xuất nguồn gốc là yếu tố quan trọng và bắt buộc đối với nhiều loại sản phẩm, đặc biệt là mặt hàng dinh dưỡng. Tuy nhiên ở nước ta, vấn đề này chưa thực sự được chú ý bởi người dân thường hay mua sản phẩm ở những khu chợ trời không có người quản lý hay kiểm tra đúng quy trình.
Bên cạnh đó, lỗ hổng của các cơ quan có thẩm quyền cũng khiến các loại hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng có cơ hội hoành hành. Điều này khiến người tiêu dùng mua nhầm sản phẩm, mất niềm tin vào thương hiệu và các doanh nghiệp sản xuất chính hãng thì mất uy tín và khả năng tiêu thụ hàng hóa sụt giảm.
Truy xuất nguồn gốc là gì? Đối với doanh nghiệp, truy xuất thông tin sản phẩm là bước đầu tạo sự tin tưởng với khách hàng, bày tỏ thiện chí minh bạch mọi thông tin cần thiết. Đối với người tiêu dùng, truy xuất nguồn gốc là giải pháp kiểm tra chất lượng sản phẩm hiệu quả, nhanh gọn để đảm bảo mua hàng chính hãng và an toàn trong quá trình sử dụng.
Truy xuất nguồn gốc là giải pháp cho phép người tiêu dùng trực tiếp thu thập đầy đủ thông tin về món hàng đã mua. Truy xuất ngược dòng từ thành phẩm cuối cùng về nơi sản xuất ban đầu, rà soát từng công đoạn trong quá trình chế biến, phân phối và cho đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Công tác chống hàng giả đang được áp dụng công nghệ cao nhằm cho ra đời những công cụ chống hàng giả thông minh hơn và toàn diện hơn. Trong đó sử dụng các loại tem chống hàng giả tích hợp nhiều công nghệ hiện đại vào việc truy xuất thông tin sản phẩm.
Tem chống hàng giả QR Code tem được ứng dụng công nghệ cao như quét mã code, tem chống hàng giả SMS gửi tin nhắn theo cú pháp cho sẵn để truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Việc tích hợp này giúp người tiêu dùng tìm hiểu về quá trình tạo ra sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn.
Trên thế giới hiện nay, tại một số nước tiến bộ đã xem truy xuất là điều bắt buộc không thể thiếu trước khi đưa sản phẩm lưu hành trên thị trường. Giúp các doanh nghiệp sản xuất ngày càng ý thức hơn trong công việc sản xuất hàng hóa, đồng thời giúp sản phẩm và hàng hóa của Việt Nam có thể hội nhập với thế giới và dễ dàng thông quan hơn khi xuất khẩu.
2. Lợi ích của truy xuất nguồn gốc
a. Đối với doanh nghiệp sản xuất
– Bảo vệ sản phẩm khỏi những kẻ xấu muốn làm giả hàng hóa và sao chép thương hiệu.
– Quản lý hệ thống phân phối sản phẩm và quản lý doanh số bán hàng chính xác, nhanh chóng.
– Tạo dựng niềm tin đối với người tiêu dùng khiến họ luôn chọn mua sản phẩm của mình khi có nhu cầu.
b. Đối với người tiêu dùng
– Xác thực thông tin về sản phẩm và doanh nghiệp sản xuất một cách nhanh chóng, chi tiết và chính xác nhất.
– Mua được sản phẩm thật, chính hãng với chất lượng được đảm bảo và giá thành cạnh tranh nhất thị trường hiện nay.
c. Đối với đơn vị quản lý thị trường
– Tiết kiệm chi phí và công sức trong việc chống hàng giả, hàng nhái, hàng không rõ nguồn gốc và xuất xứ.
– Nhanh chóng phát hiện những loại hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
– Giảm nhẹ khâu kiểm định chất lượng hàng hóa đầu vào trên thị trường, giảm thiệt hại cho xã hội về tác hại của hàng giả, hàng kém chất lượng.
Dù biết xu hướng chuyển đổi số mở ra cho doanh nghiệp địa ốc nhiều cơ hội trong quản trị, bán hàng, marketing, nhưng mới chỉ có một số ít tập đoàn bất động sản lớn mạnh dạn đầu tư cho công nghệ, đa phần còn lại vẫn đang chần chừ vì nhiều lý do.
Xu thế không thể đảo ngược
Báo cáo mới nhất của Ban Nghiên cứu phát triển kinh tế tư nhân (Ban IV) khảo sát trên 1.200 doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau cho thấy, 73,8% doanh nghiệp trả lời họ có thể phá sản nếu dịch bệnh kéo dài trên 6 tháng do doanh thu không thể bù đắp chi phí hoạt động, chi lương, chi trả tiền lãi vay ngân hàng, cùng các chi phí khác. 19% doanh nghiệp chưa có giải pháp gì để ứng phó với những rủi ro do yếu tố khách quan xảy đến một cách bất ngờ.
Dịch Covid-19 đã giáng một đòn nặng nề vào nền kinh tế, ảnh hưởng ở tất cả mọi ngành nghề là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, theo các chuyên gia, xét ở một góc độ tích cực, dịch Covid-19 lại đang thúc đẩy sự tái phát triển cơ sở hạ tầng, công nghệ và quy trình làm việc theo hướng mọi thứ chuyển sang mô hình online và công nghệ hóa, ép các doanh nghiệp phải chuyển đổi số mạnh mẽ hơn giai đoạn trước.
Ghi nhận trong thời gian qua, nhiều doanh nghiệp ở tất cả các ngành đã áp dụng công nghệ trong sản xuất, nhất là bán hàng theo hướng số hóa mạnh mẽ hơn. Đặc biệt, trong thời gian cách ly xã hội, buộc các doanh nghiệp phải chuyển đổi quy trình vận hành truyền thống với chủ yếu là sự tham gia của con người hoặc giấy tờ thành các quy trình tự động trên nền tảng số.
Ngay kể cả trong công tác bán hàng, với sự phát triển của công nghệ, đối tượng khách hàng ngày càng trẻ hóa, họ lại càng ưa chuộng sử dụng nhiều hơn các ứng dụng công nghệ trong nghiên cứu, tìm kiếm thông tin, giao tiếp hay thực hiện đàm phán. Điển hình là các ông lớn như Hưng Thịnh, LDG, An Gia Group, Vingroup, Novaland, Sunshine Group… đều kịp thời đưa các ứng dụng công nghệ vào vận hành để tương tác với khách hàng.
Trong khi đó, so với mô hình hoạt động trước đây, theo chia sẻ của đại diện LDG, hiện nay, doanh nghiệp cũng đã thay đổi lại hoàn toàn cách làm việc theo hướng sử dụng nhiều nền tảng công nghệ hơn trong quản lý hoạt động nhân viên cũng như bán hàng.
Mặc dù lượng giao dịch giảm hẳn so với năm 2018, nhưng toàn bộ nhân viên tại các công ty bất động sản đều đang làm quen với cách thức làm việc mới. Các dịch vụ đều thông qua điện thoại, trao đổi qua hệ thống videocall như Facetime, Skype Live Chat, Video chat… Khi quyết định sở hữu, khách hàng chỉ cần chuyển khoản và thực hiện thủ tục qua kênh online.
“Việc làm này tuy sẽ mất chi phí hơn trong việc thay đổi quy trình, xây dựng hệ thống, nâng cấp hạ tầng và đầu tư phần mềm…, nhưng sẽ đảm bảo an toàn cho khách hàng. Ngoài ra, dù tốn thêm chi phí, nhưng chúng tôi vẫn không tăng giá sản phẩm”, đại diện LDG chia sẻ.
Tương tự, Tập đoàn Vạn Phúc cũng đã nhanh chóng áp dụng phần mềm Fastkey của Property Guru Singapore vào việc bán hàng tại dự án Van Phuc City, quận Thủ Đức, TP.HCM.
Hay Vingroup cũng đã ra mắt sàn giao dịch bất động sản trực tuyến Vinhomes Online. Theo đó, tất cả thông tin về vị trí, quy hoạch cũng như tài liệu bán hàng của các dự án mở bán trên Vinhomes Online đều được công bố đầy đủ và chi tiết trên website. Cũng trên Vinhomes Online, tất cả các chính sách bán hàng, chương trình ưu đãi đặc quyền và giá bán sẽ được công bố.
Quan trọng nhất là chuyển đổi tư duy
Khi thị trường phát triển và thay đổi nhanh như hiện nay, doanh nghiệp bất động sản muốn tồn tại không thể đứng ngoài cuộc nhìn đối thủ cạnh tranh dành lấy khách hàng và thị trường. Chuyển đổi số là yếu tố sống còn để doanh nghiệp tồn tại và phát triển giữa thị trường bao phủ bởi công nghệ như hiện nay. Tuy nhiên, một thực tế cho thấy, ngoại trừ số ít những tập đoàn lớn nêu ở trên có nhận thức rõ ràng về câu chuyện chuyển đổi số, đa phần còn lại vẫn còn chần chừ không muốn chuyển đổi hoặc chuyển đổi một phần rất nhỏ không đáng kể.
Trong kỷ nguyên số hóa, doanh nghiệp bất động sản nếu muốn tiếp tục phát triển nhất thiết cần thay đổi nhận thức theo lối mòn cũ kỹ. Thay vào đó, phải nâng cao trình độ nhận thức nhằm đuổi kịp sự phát triển của công nghệ, tiếp cận với nền kinh tế 4.0 hiện nay.
Đối với mỗi doanh nghiệp bất động sản vào lúc này đều cần phải quay lại những bài học căn bản nhất của quản trị doanh nghiệp, phải đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp, phải ứng dụng công nghệ số trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng là điều cần thiết để trở thành nhận thức và hành vi trong nền kinh tế số ở thời điểm hiện tại.
Đầu tư ứng dụng các sản phẩm công nghệ phần mềm không chỉ đảm bảo mang lại hiệu quả kinh doanh cao, mà còn đảm bảo tính bảo mật và tính an toàn dành cho cả khách hàng lẫn doanh nghiệp. Đặc biệt, việc đổi mới trong phương thức quản lý, hoạt động cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tạo mạng lưới quản lý rộng hơn và nhanh hơn hẳn.
Đặc biệt, trong lĩnh vực bất động sản, điều này càng cần thiết hơn để tổ chức lại việc quản trị doanh nghiệp, thực sự vận hành thông suốt chuyển đổi số, công khai minh bạch các giao dịch sau giai đoạn “ngủ đông” vừa qua.
“Ngoài các giải pháp ứng phó với khó khăn trước mắt như vốn hay nguồn hàng, doanh nghiệp còn phải tính tới cả câu chuyện thích nghi với sự thay đổi trên thị trường sau dịch bệnh. Hành vi và thói quen của khách hàng thay đổi làm doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức hơn, nhưng mặt khác, nó cũng buộc doanh nghiệp phải thay đổi để tạo ra được sản phẩm và dịch vụ cạnh tranh hơn, giá trị hơn phù hợp hơn với nhu cầu của thị trường”, ông Tuấn nói và cho biết, hiện nay, các doanh nghiệp có thể thuê các công ty dịch vụ để giúp chuyển đổi số. Bên cạnh đó, Chính phủ cũng đang đẩy mạnh Chính phủ điện tử, đây là điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp số hóa.
Số hóa là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.
Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.
Ngày nay có rất nhiều người nhầm lẫn giữa “số hóa” và “chuyển đổi số”. Số hóa là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số. Còn chuyển đổi số là cấp độ cao hơn một bậc, một pha hoàn thiện của số hóa. Cụ thể sau khi dữ liệu đã được số hoá, chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data,… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác. Có thể nói, chuyển đổi số là dạng phát triển hơn của số hóa. Chuyển đổi số thực hiện khá phức tạp hơn so với số hóa.
Lợi ích của Số hóa là gì?
· Tối giản hóa và giảm chi phí quản lý, vận hành
. Cải thiện chiến lược khách hàng
· Xác định chính xác phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng
· Cập nhật nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống thông tin, báo cáo thông suốt, kịp thời.
· Tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ mới.
· Trải nghiệm khách hàng toàn cầu
· Nâng cao hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp
· Tăng sự nhanh nhẹn và đổi mới
Số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Các dạng số hóa tài liệu
Có rất nhiều dạng lưu trữ tài liệu trong số hóa, có thể lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Căn bản việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu, dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khi cần sẽ vô cùng dễ dàng.
Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Mô hình số hóa dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số
– Giảm không gian lưu
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Những lưu ý khi số hóa tài liệu
Đã đến lúc doanh nghiệp nên thực hiện số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số. Tiết kiệm không gian quản lý và chi phí bảo quản. Bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những yêu cầu gì?
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Những sai lầm về số hóa
Rất nhiều doanh nghiệp hay cá nhân có một số suy nghĩ sai lầm về số hóa. Dưới đây là một số sai lầm cơ bản, bạn nên hiểu rõ
Làm nhanh làm nhiều không đồng nghĩa với hiệu quả
Tâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là cách nhanh nhất dẫn đến thất bại. Bạn sẽ dễ bị sa đà, không có đủ nguồn lực và thờigian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất.
Số hóa thành công khi bạn hoàn tất công nghệ
Trong thực tế thì không như vậy, công nghệ rốt cuộc cũng chỉ là một thứ công cụ, bản thân việc áp dụng công nghệ chẳng thể đảm bảo được kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Sự thành công của số hóa phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ.
Số hóa là sân chơi của các ông lớn
Các doanh nghiệp truyền thống bị giới hạn bởi sức ì do chính hệ thống, cơ chế, quy trình và bộ máy tổ chức tạo ra. Vì thế, họ dần mất đi khả năng thích ứng nhanh, khả năng linh hoạt, và tinh thần sáng tạo. Nhưng số hóa là sân chơi công bằng cho tất cả mọi doanh nghiệp mà ở đó, bất kì ai đủ nhanh nhạy cũng có thể tìm được miếng bánh cho riêng mình.
Các năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu và trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 đã quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, không quy định chi tiết đến tài liệu lưu trữ số hóa. Chúng ta có thể hiểu tóm tắt tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính:
– Một là, bản ghi các thông diệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu;
– Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.
Vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với tài liệu điện tử. Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hóa dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số.
Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết.
Để việc số hóa dữ liệu được hiệu quả và chính xác thì việc áp dụng quy trình số hóa theo chuẩn là điều cần thiết.
Quy trình số hóa dữ liệu 2D là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số.
Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu số hóa dữ liệu 2D là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết. Để việc số hóa dữ liệu được hiệu quả và chính xác thì việc áp dụng quy trình số hóa theo chuẩn là điều cần thiết.
Số hóa dữ liệu giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau, giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ và có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Do vậy việc xây dựng nên quy trình số hóa theo tiêu chuẩn quốc tế và có sự điều chỉnh để phù hợp với Việt Nam là điều cần thiết và cấp bách. Tránh sau này các dữ liệu số hóa không đồng bộ và không theo quy trình chung. Việc xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về “Quy trình tạo lập dữ liệu số 2D” góp phần phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam theo Quyết định số 50/2009/QĐ-TTg về Quản lý Chương trình phát triển công nghiệp phần mềm và Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam
Tất cả hình ảnh được số hóa nên được chỉ định dữ liệu đặc tả cho quá trình số hóa dữ liệu 2D và hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ đang diễn ra. Các tổ chức, cơ quan có thể đưa ra các yêu cầu cụ thể và để tối đa hóa sự kế thừa các giá trị dữ liệu từ các hệ thống và thiết bị hiện có. Trong hoạt động hành chính, dữ liệu 2D chủ yếu tập trung vào ảnh quét hoặc ảnh chụp mà dữ liệu ảnh chủ yếu lấy từ nguồn số hóa. Việc xây dựng tiêu chuẩn về Quy trình tạo lập metadata mô tả dữ liệu 2D giúp đưa ra được quy trình tạo lập dữ liệu đặc tả, các bước cần thiết, các yêu cầu bắt buộc cho mỗi bước trong quy trình để đảm bảo cho dữ liệu đặc tả được tạo ra đúng thời điểm và đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
Nhu cầu thực tế và khả năng áp dụng: Cần có bộ tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về quy trình tạo lập dữ liệu đặc tả trong quy trình số hóa để áp dụng tại Việt Nam.
Thực tế số hóa tài liệu
Lĩnh vực số hóa đang là điểm nóng, số lượng tài liệu cần số hóa ngày 1 nhiều. Theo sự chỉ đạo của Chính phủ, năm 2013 một số bộ ban ngành, đơn vị đứng đầu đã bắt đầu áp dụng số hóa cho kho tài liệu lưu trữ của mình. Các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực kiểm toán, ngân hàng, bảo hiểm cũng đã quan tâm tới việc số hóa tài liệu khi lượng hồ sơ giấy tờ đó ngày một tăng lên với số lượng lớn. Ngoài ra còn có các đơn vị đặc thù như Bộ công an, quân đội, trường học cũng đã bắt đầu vào việc tư vấn, lập dự toán cho một dự án số hóa tổng thể bao gồm cả phần mềm chuyên dụng cho đơn vị mình…
Tại Việt nam hiện tại có khá nhiều đơn vị doanh nghiệp, cơ quan nhà nước đưa ra các giải pháp quy trình số hóa của riêng họ. Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp đối với từng cơ quan, tổ chức.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ chỉ giản đơn có 5 bước là:
Bước 1. Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa. Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2. Chuẩn bị tài liệu. Công việc bao gồm:
– Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; Phân loại TL, tách riêng những TL rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa các tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ.
Bước 3. Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata). Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Bước 4. Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh không đạt yêu cầu.
Bước 5. Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ.
Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1.
Tại các đơn vị khác nhau quy trình số hóa thường gắn liền với thiết bị số hóa mà họ cung cấp, ví dụ tại ĐHQGHN và 1 số doanh nghiệp khác quy trình hiện đang được sử dụng cho quy trình số hóa:
Hình 1. Quy trình sử dụng trong thư viện ĐHQGHN và 1 số doanh nghiệp tư nhân
Hoặc bên 1 số trường đại học, thư viện khác
Hình 2. Quy trình số hóa tài 1 số thư viện tài Việt nam
Hiện nay lĩnh vực số hóa trong các bộ ban ngành cũng đang là điểm nóng, theo sự chỉ đạo của chính phủ Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành thông tư số 26/2014/TT-BTNMT về Quy trình và định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường. Dưới đây là sơ đồ quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường:
Hình 3 – Quy trình số hóa tài liệu của Bộ Tài nguyên và Môi trường
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường là dựa trên thông tin, dữ liệu từ các kết quả điều tra cơ bản của các lĩnh vực tài nguyên và môi trường đã được kiểm tra, nghiệm thu và được lưu trữ tại cơ quan chuyên môn theo một hay nhiều khuôn dạng khác nhau.
Các nội dung khảo sát, thu thập thông tin dữ liệu được thực hiện theo các qui định hiện hành.
1. Quy trình chi tiết xây dựng CSDL tài nguyên môi trường
1.1 Rà soát, phân tích nội dung thông tin dữ liệu
1.1.1 Rà soát, phân loại các thông tin dữ liệu
– Mục đích
Rà soát, phân loại và đánh giá chi tiết các thông tin dữ liệu phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu.
– Các bước thực hiện
+ Rà soát, đánh giá và phân loại chi tiết dữ liệu đã được chuẩn hóa và chưa được chuẩn hóa.
+ Chuẩn bị dữ liệu mẫu.
– Sản phẩm
+ Báo cáo rà soát, phân loại và đánh giá các thông tin dữ liệu
+ Bộ dữ liệu mẫu
1.1.2 Phân tích nội dung thông tin dữ liệu
– Mục đích
Phân tích, xác định chi tiết các thông tin dữ liệu phục vụ thiết kế và lập dự toán xây dựng cơ sở dữ liệu.
– Các bước thực hiện
+ Xác định danh mục CSDL
+ Xác định chi tiết các thông tin cho từng ĐTQL
+ Xác định chi tiết các quan hệ giữa các ĐTQL
+ Xác định chi tiết các tài liệu quét và các tài liệu dạng giấy cần nhập vào CSDL từ bàn phím
+ Xác định khung danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả sử dụng trong cơ sở dữ liệu.
+ Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng CSDL.
+ Qui đổi đối tượng quản lý
– Sản phẩm
+ Danh mục đối tượng quản lý và các thông tin chi tiết
+ Danh mục chi tiết các tài liệu quét và giấy cần nhập vào CSDL
+ Báo cáo qui định khung danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả
+ Báo cáo qui đổi đối tượng quản lý.
1.2 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu
Trường hợp nhiệm vụ, dự án có cả hai nội dung xây dựng CSDL và xây dựng ứng dụng phần mềm thì các bước “Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu” và “nhập dữ liệu mẫu để kiểm tra mô hình cơ sở dữ liệu” chỉ thực hiện một lần ở bước này.
– Mục đích
+ Thiết kế mô hình danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả theo (chuẩn dữ liệu, khung dữ liệu) dựa trên kết quả rà soát, phân tích.
+ Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu dựa trên kết quả rà soát, phân tích.
– Các bước thực hiện
+ Thiết kế mô hình danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả.
+ Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu:
– Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu
– Nhập dữ liệu mẫu để kiểm tra mô hình cơ sở dữ liệu.
– Sản phẩm
+ Mô hình cơ sở dữ liệu, mô hình danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả dưới dạng XML
+ Báo cáo thuyết minh mô hình danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả
+ Báo cáo thuyết minh mô hình CSDL
+ Báo cáo kết quả kiểm tra mô hình CSDL trên dữ liệu mẫu
1.3 Tạo lập dữ liệu cho danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả
– Mục đích
Tạo lập nội dung dữ liệu cho danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả dựa trên kết quả rà soát, phân tích và thiết kế
– Các bước thực hiện
+ Tạo lập nội dung cho danh mục dữ liệu
+ Tạo lập nội dung cho dữ liệu đặc tả
– Sản phẩm
+ CSDL danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả đã nhập đủ nội dung
+ Báo cáo kết quả thực hiện
1.4 Tạo lập dữ liệu cho CSDL
1.4.1 Chuyển đổi dữ liệu
– Mục đích
Chuyển đổi dữ liệu dạng số (không gian và phi không gian) đã được chuẩn hóa vào CSDL.
– Các bước thực hiện
+ Đối với dữ liệu không gian dạng số chưa được chuẩn hóa thì việc chuẩn hóa dữ liệu được thực hiện theo các qui định của từng chuyên ngành trước khi thực hiện chuyển đổi vào CSDL (biên tập bản đồ, chuyển đổi tọa độ…).
– Đối với dữ liệu phi không gian dạng số chưa được chuẩn hóa:
+ Chuẩn hóa phông chữ theo tiêu chuẩn TCVN 6909
+ Chuẩn hóa dữ liệu phi không gian theo thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu
– Chuyển đổi dữ liệu dạng số đã chuẩn hóa vào cơ sở dữ liệu.
– Sản phẩm
+ Dữ liệu dạng số trước khi chuyển đổi.
+ Dữ liệu phi không gian trước khi chuyển hóa
+ Cơ sở dữ liệu đã được chuyển đổi
+ Báo cáo kết quả thực hiện chuyển đổi dữ liệu
1.4.2 Quét (chụp) tài liệu
– Mục đích
Quét (chụp) các tài liệu để phục vụ đính kèm vào các trường thông tin cho các lớp, bảng dữ liệu của ĐTQL.
– Các bước thực hiện
+ Quét (chụp) các tài liệu
+ Xử lý và đính kèm tài liệu quét.
– Sản phẩm
Danh mục các tài liệu quét và đã được đính kèm vào các lớp, bảng dữ liệu của các ĐTQL
1.4.3 Nhập, đối soát dữ liệu
– Mục đích
Nhập, đối soát các dữ liệu từ dạng giấy vào cơ sở dữ liệu đã được thiết kế. Dữ liệu sau khi nhập vào cơ sở dữ liệu phải được đối chiếu, kiểm soát để đảm bảo tính chính xác dữ liệu
– Các bước thực hiện
+ Đối với các dữ liệu không gian dạng giấy: Số hóa theo qui định chuyên ngành sau đó thực hiện bước “Chuyển đổi dữ liệu”.
+ Đối với nhập dữ liệu dạng giấy (phi không gian):
Nhập dữ liệu có cấu trúc cho đối tượng phi không gian
Nhập dữ liệu có cấu trúc cho đối tượng không gian
Nhập dữ liệu phi cấu trúc cho đối tượng phi không gian
Nhập dữ liệu phi cấu trúc cho đối tượng không gian
+ Đối soát dữ liệu:
Dữ liệu có cấu trúc đã nhập cho đối tượng phi không gian
Dữ liệu có cấu trúc đã nhập cho đối tượng không gian
Dữ liệu phi cấu trúc đã nhập cho đối tượng phi không gian
Dữ liệu phi cấu trúc đã nhập cho đối tượng không gian
– Sản phẩm
+ Dữ liệu dạng giấy dùng để nhập dữ liệu
+ Báo cáo đối soát dữ liệu và các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập dữ liệu
+ Cơ sở dữ liệu đã được nhập đầy đủ nội dung
+ Danh mục dữ liệu để cung cấp, khai thác, sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước.
1.5 Biên tập dữ liệu
– Mục đích
Biên tập CSDL theo qui định
– Các bước thực hiện
+ Đối với dữ liệu không gian
Tuyên bố đối tượng
Sửa lỗi tương quan của dữ liệu không gian
+ Đối với dữ liệu phi không gian: Hiệu đính nội dung
+ Trình bày hiển thị dữ liệu không gian
– Sản phẩm
+ CSDL đã được biên tập
+ Tệp trình bày hiển thị dữ liệu không gian
Kiểm tra sản phẩm
– Mục đích
Kiểm tra CSDL đã được tạo lập đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, phù hợp với nội dung đã được phê duyệt.
– các bước thực hiện
+ Kiểm tra mô hình CSDL
+ Kiểm tra nội dung CSDL
Kiểm tra dữ liệu không gian
Kiểm tra dữ liệu phi không gian
+ Kiểm tra danh mục dữ liệu, dữ liệu đặc tả
– Sản phẩm
+ Báo cáo kết quả kiểm tra sản phẩm
+ Báo cáo kết quả sửa chữa
+ Báo cáo kiểm tra, nghiệm thu chất lượng, khối lượng
1.7 Phục vụ nghiệm thu và giao nộp sản phẩm
– Mục đích
Phục vụ nghiệm thu và bàn giao các sản phẩm đã kiểm tra.
– Các bước thực hiện
+ Lập báo cáo tổng kết nhiệm vụ và phục vụ nghiệm thu sản phẩm đã kiểm tra.
+ Đóng gói các sản phẩm dạng giấy và dạng số
+ Giao nộp sản phẩm về đơn vị sử dụng và đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin theo phân cấp/qui định quản lý phục vụ quản lý, lưu trữ và đưa vào hệ thống thông tin ngành tài nguyên và môi trương.
– Sản phẩm
+ Báo cáo tổng kết nhiệm vụ và hồ sơ nghiệm thu kèm theo
+ Biên bản bàn giao đã được xác nhận
+ Các sản phẩm dạng giấy và số.
Dữ liệu đặc tả được sử dụng để mô tả các đối tượng, các thông tin cần thiết để lưu trữ.
Tất cả hình ảnh được số hóa nên được chỉ định dữ liệu đặc tả cho quá trình số hóa tài liệu và hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ đang diễn ra. Các tổ chức, cơ quan có thể đưa ra các yêu cầu cụ thể và để tối đa hóa sự kế thừa các giá trị dữ liệu từ các hệ thống và thiết bị hiện có. Quy trình quản lý dữ liệu đặc tả nên tối đa hóa tự động chụp dữ liệu đặc tả, giảm thiểu việc xử lý thủ công. Bất kỳ việc sử dụng, áp dụng dữ liệu đặc tả nên được thực hiện có sự tham khảo tiêu chuẩn ISO 23081-1: 2006. Dữ liệu đặc tả kết hợp với hình ảnh là một thành phần thiết yếu trong việc quản lý và truy vấn các hình ảnh.
Dữ liệu đặc tả có thể được nhúng với các nguồn tài nguyên tại thông tin tiêu đề, hoặc có thể được quản lý trong một hệ thống riêng biệt,hoặc cả hai,nhưng trong cả hai trường hợp đó phải có một mối quan hệ trực tiếp hoặc liên hệ giữa chúng; tức là khi dữ liệu đặc tả nằm trong một hệ thống riêng biệt,nó cần phải có liên kết trực tiếp đến các hồ sơ. Dữ liệu đặc tả cũng có thể được đóng gói trong các định dạng hình ảnh.
Trong quy trình số hóa bao gồm các giai đoạn mà dữ liệu đặc tả phải được áp dụng. Các giai đoạn này là:
– chụp ảnh (quét);
– hình ảnh chụp lại (tái quét);
– đảm bảo chất lượng;
– truyền tải dữ liệu.
Hình dưới đây mô tả quy trình số hóa văn bản, trong đó các quá trình bắt buộc áp dụng dữ liệu đặc tả được đánh dấu bằng nét đậm.
(Trích dẫn: Về bộ khung sườn của quy trình số hóa dữ liệu – Bộ Thông Tin và Truyền Thông )
