Dệt may với đặc thù quản lý sản xuất riêng của mình luôn đòi hỏi giải pháp ERP có những tính năng linh hoạt giúp ứng dụng thuận lợi mô hình này vào thực tiễn. Bài viết nhằm chia sẻ một số vấn đề về ứng dụng ERP trong các DN dệt may.
a. Nhận diện bài toán của ngành
Dệt may là một ngành sản xuất khá đặc thù thường kéo dài trên rất nhiều công đoạn. Mỗi công đoạn lại có quy trình sản xuất riêng, phức tạp và có nhiều quy trình sản xuất con. Trong khi đó, việc sản xuất lại phục vụ cho nhiều tiêu thức như: gia công theo đơn đặt hàng hay sản xuất tự tiêu thụ… Mỗi phương thức lại có những khác biệt về việc theo dõi bán hàng, cung ứng nguyên phụ liệu cũng như các phân tích quản trị khác liên quan đến điều độ sản xuất.
Ngoài ra, việc triển khai ERP trong dệt may còn phải tính đến các vấn đề cốt tử như: kết nối với hệ thống CAD/CAM, bài toán cân đối và điều hành dây chuyền may; sự đa dạng của sản phẩm (với các tiêu thức như size, màu, mẫu mã luôn thay đổi). Như vậy, ngoài những tính năng chung, một giải pháp ERP hoàn hảo cho ngành dệt may cần phải tính đến những tính năng và tiện ích riêng để phù hợp với các đặc thù của ngành này.
b. Nhận diện giải pháp
Một giải pháp ERP được coi là đầy đủ cho ngành dệt may cần đáp ứng tối thiểu các tiêu chí sau:
- Tính linh hoạt: Quản lý nguyên phụ liệu (NPL) dệt may rất đa dạng và phức tạp. Ngoài size, cỡ, màu, DN còn phải quản lý theo các tiêu thức khác như mẫu mã, hoa văn trên sản phẩm, các cách phối màu, độ co dãn của vải, độ dài của sợi bông… Do vậy, hệ thống quản lý phải linh hoạt để đáp ứng được các phân tích về tồn kho phục vụ sản suất cũng như bán hàng.
- Tốc độ xử lý và nhập liệu phải nhanh: Trong dệt may, do số lượng danh điểm trong quản lý sản xuất là rất lớn và cần lưu trữ để phục vụ phân tích thống kê nên việc quản lý danh điểm ngoài yêu cầu đáp ứng theo dõi NPL, phải đảm bảo tốc độ xử lý, thời gian nhập liệu nhanh, thuận tiện trong kiểm soát danh điểm. Đây là một trong những yếu tố quyết định hệ thống ERP dùng được hay không cho ngành dệt may.
- Tích hợp với hệ thống CAD/CAM: Đặc điểm của dệt may là ứng dụng hệ thống CAD/CAM trong thiết kế mẫu mã. Việc tích hợp giữa hai hệ thống CAD/CAM và ERP sẽ mang lại hiệu quả cao. Các kết quả mang lại có thể giúp tính toán giá thành thiết kế (TK) ngay từ khi sản phẩm còn trên bản vẽ. Từng chi tiết của sản phẩm ứng với màu, chất liệu vải, nếp gấp… được tính toán tự động trên phần mềm TK sẽ được cập nhật vào suất tiêu hao NPL trong BOM của hệ thống ERP kết hợp với tập hợp chi phí thực gần nhất để tính giá thành TK. Số liệu giá thành này được cập nhật ngược lại phòng TK để giúp bộ phận này có thêm chỉ tiêu giá thành khi TK sản phẩm. Việc kết nối này cũng cho phép cán bộ kinh doanh tính toán nhanh chi tiết giá thành chào hàng trong quá trình đàm phán chuẩn bị nhận đơn hàng gia công mới.
- Ngoài ra, tích hợp CAD/CAM, đồng thời ứng dụng công nghệ quét sản phẩm, sẽ cho phép hệ thống ERP cập nhật trực tuyến các công việc đã hoàn thành trên từng công đoạn, từ đó hỗ trợ điều độ sản xuất phân xưởng chính xác. Đây cũng là một điểm nóng của các DN dệt may nhằm tăng hiệu quả điều hành sản xuất, cũng như giúp có thông tin cho bài toán lương khi điều động nhân công trên dây chuyền may.
Ngoài các tiêu chí cơ bản trên, nếu là một DN dệt may sản xuất tiêu thụ, đặc biệt là tiêu thụ nội địa thì giải pháp ERP cần phải có tính năng quản lý hệ thống bán hàng, thường rất phức tạp. Thông thường các công ty dệt may bán hàng qua hệ thống kênh phân phối, siêu thị hoặc qua các chuỗi cửa hàng. Chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hệ thống quản lý bán hàng có đủ mạnh hay không là khả năng tập hợp được trạng thái tiêu thụ, doanh thu bán hàng, trạng thái tồn kho sản phẩm cũng như các dự báo tiêu thụ để phục vụ cho điều động hàng, điều chỉnh sản lượng sản xuất cũng như quyết định các chương trình khuyến mãi hay bán giảm giá. Việc theo dõi này cũng phải được phân tích tương ứng với đặc điểm đa dạng về mẫu mã, size, màu như đã phân tích ở trên.
Khi ứng dụng ERP, các DN dệt may cũng cần chú ý để khai thác thật tốt bài toán giá thành mà hệ thống ERP thường rất mạnh. Hệ thống phải tính được giá thành hoàn nguyên ứng đến từng công đoạn chi tiết trên toàn bộ dây chuyền, cho phép xử lý linh hoạt việc tại mỗi công đoạn (như tính toán giá thành trước sản xuất, giá thành kế hoạch, giá thành phân xưởng…).
c. Lợi ích của giải pháp phần mềm quản lý
Giải pháp phần mềm là một hệ thống thông tin hoàn chỉnh kết nối toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp theo mô hình: Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp (MRP II và ERP), phần mềm giúp cho thông tin giữa các bộ phận được thông suốt, sản xuất không bị ngừng hay không kịp tiến độ do lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận không kịp thời.
Là một hệ thống bao gồm hầu hết các công cụ quản lý như: Lập Quy trình công nghệ, Sơ đồ nhánh cây, Lập kế hoạch may, Lập kế hoạch cắt, Kiểm soát may, Kiểm soát cắt, Hoạch định vật tư, Kiểm soát tồn kho, Quản lý nhân sự, Chấm công Quản lý thiết bị và bảo trì, Quản lý chất lượng, Tính lương v.v…việc ứng dụng phần mềm sẽ hỗ trợ đáng kể cho việc cải thiện tổ chức quản lý sản xuất.
Giảm thời gian ngừng sản xuất, giảm chi phí và thời gian chuẩn bị sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất gián tiếp và trực tiếp, giúp sản xuất các đơn hàng nhỏ với chi phí thấp là những ưu thế lớn nhất của phần mềm này.
Những module chính
Quản lý nhân sự
- Quản lý toàn bộ tình hình nhân sự.
- Lập các báo biểu cho cơ quan Nhà nước.
- Quản lý quá trình đóng bảo hiểm.
Chấm công:
- Tích hợp dữ liệu với máy chấm công.
- Lập bảng công theo quy định tăng ca của Nhà nước.
- Chế độ nhiều ca.
Tính lương:
- Tính lương sản phẩm.
- Tính lương thời gian.
- Phương pháp tính thưởng linh hoạt.
Chuẩn bị sản xuất:
- Quản lý quy trình công nghệ.
- Cân đối chuyền và Bố trí chuyền.
Kiểm soát sản xuất
- Kiểm soát tiến độ sản xuất trên tất cả các công đoạn.
- Cập nhật tiến độ lên website cho khách hàng theo dõi.
- Kiểm soát chuyền bằng hệ thống kiểm soát dùng mã vạch hay chip thông minh.
Hoạch định vật tư dùng cho loại hình FOB:
- Dùng cho việc tính toán nhu cầu nguyên phụ liệu để đặt mua hàng tránh thiếu hay không đồng bộ nguyên phụ liệu
Hoạch định vật tư dùng cho lọai hình CMT:
- Cân đối vật tư và thanh lý vật tư với khách hàng.
- Lệnh cấp phát vật tư.
- Dùng cho loại hình gia công và loại hình kinh doanh FOB.
Quản lý kho
- Quản lý xuất nhập và tồn kho.
- Liên kết dữ liệu với module Hoạch định vật tư nhằm theo dõi tiến độ cung cấp vật tư và tận. dụng hàng tồn kho.
- Quản lý vật tư trên từng vị trí trong kho.
Báo cáo chính
- Bảng lương sản phẩm các loại (tổng cộng, chi tiết, cho tổ, cho cá nhân).
- Danh sách công nhân thực hiện 1 công đoạn (chọn công đoạn).
- Bảng tiền tạm ứng cho từng tổ/phòng ban (chi tiết và tổng cộng).
- Bảng lương tháng.
- Phiếu lương cho nhân viên.
- Và một số báo cáo khác.