1. Chuẩn bị
Trước hết, RPA không cướp đi công việc của con người, mà nó được tạo ra để hỗ trợ con người trong công việc. Khi những công việc đơn giản có tính lặp lại được giao phó cho robot thực hiện, con người có thể tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo hơn. Nói cách khác, RPA là công cụ chuyên môn hóa con người và robot trong công việc, và là một cộng sự đáng tin cậy giúp con người san sẻ những gánh nặng trong công việc. Khi được giải thoát khỏi những công việc đơn giản lặp đi lặp lại, con người có thể dồn sức vào những công việc có giá trị gia tăng cao hơn. Có thể nói, không chỉ RPA mà đối với bất cứ một công cụ nào, chìa khóa thành công nằm ở cách chúng ta áp dụng công cụ đó trong công việc. Hiện nay, khi chúng ta đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, sẽ không quá khi nói rằng áp dụng RPA để nâng cao hiệu quả và năng suất giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi nhuận hơn.
Điều quan trọng trước tiên là chúng ta hiểu được sự khác nhau của việc áp dụng RPA với áp dụng công nghệ IT truyền thống hay hoạt động cải tiến để áp dụng RPA đồng thời với việc cân đối quản lý, kiểm soát và tự động hóa.
Khác với Excel Macro, RPA ít bị bỏ không, tuy nhiên, cần lưu ý những ảnh hưởng khi nền tảng ứng dụng cần tự động hóa thay đổi, hay cần xây dựng một cơ chế để giải đáp những yêu cầu của người dùng. Do đó, mặc dù nhân viên nghiệp vụ chủ động áp dụng RPA nhưng doanh nghiệp cần xây dựng quy định quản lý và kiểm soát rô bốt phần mềm này. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp xây dựng quy định quản lý và kiểm soát quá nghiêm ngặt như với các công nghệ truyền thống thì RPA khó được áp dụng hiệu quả ở phòng nghiệp vụ mà dễ trở thành một thiết bị phát triển hệ thống cho phòng IT.
Để tận dụng được những lợi ích và giá trị đích thực của RPA, việc áp dụng RPA cần bám sát chính sách áp dụng như áp dụng cho ai vì mục đích gì?
Quá trình đưa RPA vào sử dụng bao gồm 3 bước: PoC (đánh giá, kiểm chứng); áp dụng cho một phần doanh nghiệp và áp dụng trên toàn doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp đã áp dụng RPA nhưng không sử dụng hiệu quả phần lớn là do phòng nghiệp vụ – đơn vị sử dụng RPA chính – không được tham gia vào giai đoạn PoC mà chỉ có phòng IT và phòng phụ trách áp dụng RPA đánh giá sản phẩm sau đó chỉ thị cho phòng nghiệp vụ áp dụng. Cách làm này dễ dẫn đến việc công cụ RPA được lựa chọn có thể quá khó với người sử dụng, hay hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp không đến được người sử dụng, hay làm họ có cảm giác bị bắt ép sử dụng. Vì vậy ngay từ giai đoạn PoC, doanh nghiệp nên cho phép nhân viên nghiệp vụ tham gia và chú ý lắng nghe đánh giá từ họ.
Bước đầu tiên khi áp dụng RPA là tập huấn sử dụng RPA. Khi được tập huấn, bạn sẽ hiểu RPA là gì và có những hình dung thú vị về công việc có thể tự động hóa bằng RPA trong nghiệp vụ của mình. Nên bắt đầu PoC bằng việc tập huấn về công cụ RPA với 2 đến 3 người đến từ mỗi phòng ban. Những người này sau đó sẽ đóng vai trò thúc đẩy quá trình áp dụng RPA trong phòng ban của mình.
2. Tiến hành áp dụng RPA
a. Lựa chọn các sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng và giá thành
Các sản phẩm RPA trên thị trường có tính năng và giá thành khác nhau. Mỗi sản phẩm có đặc trưng khác nhau, tùy theo yêu cầu về tính năng sản phẩm và nhu cầu của nghiệp vụ áp dụng có thể lựa chọn nhiều loại sản phẩm trên thị trường. Để áp dụng thành công RPA, bạn cần so sánh kĩ lưỡng tính năng và dịch vụ cung cấp của các sản phẩm thuộc hãng sản xuất khác nhau.
Giao diện của các RPA cũng rất khác nhau, nên cách sử dụng cũng khác nhau. Một sản phẩm có nhiều chức năng nhưng giao diện khó hiểu sẽ làm cho người dùng khó sử dụng sau khi áp dụng.
b. Ngoài ra, khi lựa chọn RPA, bạn cần kiểm tra kỹ dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.
Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA. Trước khi áp dụng RPA, cần xác định những nghiệp vụ văn phòng nào muốn nâng cao hiệu quả và tự động hóa. Mặc dù RPA có khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau, nhưng vẫn có một số công việc cần được làm thủ công. Ví dụ, RPA có thể phân loại văn bản sử dụng từ khóa nhất định, nhưng nó lại không thể nhận dạng khi văn bản sử dụng từ ngữ tương tự hay từ viết tắt. Nếu con người thực hiện công việc này, họ có thể nhận ra những từ khóa phổ biến và bổ sung vào kịch bản để nâng cao tính chính xác của thông tin cần thu thập.
Tuy nhiên, do những công việc này thường tốn nhiều thời gian và công sức nên vẫn cần nhờ đến RPA để nâng cao năng suất. Khi đó, bạn nên phân chia những thao tác nhờ RPA thực hiện và thao tác cần thực hiện thủ công, như vậy có thể nâng cao chất lượng công việc. RPA là công cụ giúp con người và Robot chuyên môn hóa Có bạn sẽ lo lắng sự phát triển của AI ( trí tuệ nhân tạo) hay sự phổ biến của RPA có thể cướp đi công việc của con người. Tuy nhiên, bạn hãy thử nhìn nhận sự việc từ một quan điểm khác.
3. Đánh giá khả năng phát triển sản phẩm kết hợp AI và RPA
Khi áp dụng RPA, chiến lược tốt nhất là bắt đầu từ những khởi đầu nhỏ và dần dần tiến đến những cải tiến lớn. Thực hiện cách mạng công nghiệp 4.0 cũng vậy, bắt đầu từ công nghệ đơn giản RPA để nâng cao tỷ lệ ứng dụng IT là cách làm bền vững. Ở đây, chúng tôi xin giới thiệu bước đầu tiên ứng dụng AI bắt đầu từ RPA. Đây là nội dung của giai đoạn thứ 2 trong quá trình phát triển gồm 3 giai đoạn của RPA.Mở rộng phạm vi dữ liệu xử lý của RPA
Ứng dụng AI-OCR / AI speaker để số hóa thông tin dưới dạng tài liệu giấy, hình ảnh hoặc âm thanh (cấu trúc hóa dữ liệu phi cấu trúc), từ đó mở rộng phạm vi công việc có thể được tự động hóa. Gắn thêm cho Rô bốt tự động hóa RPA con mắt siêu việt của AI-OCR và đôi tai của AI.
Liên kết với nghiệp vụ cần khả năng phán đoán như thẩm định
Chúng tôi nhận được nhiều câu hỏi như “Liệu RPA có khả năng phán đoán cao như AI hay không?”. RPA hoàn toàn có khả năng nếu được kết hợp với AI. Dưới đây là ví dụ về sự kết hợp giữa RPA và AI trong sản phẩm thẩm định tín dụng.
- RPA gửi thông tin về thu nhập đến AI thẩm định tín dụng và hỏi có nên cho khách hàng này vay tiền không?
- AI thẩm định điều kiện vay tín dụng của khách hàng dựa trên thông tin nhận được
- RPA tiến hành thủ tục tiếp theo dựa trên quyết định của AI (ví dụ: nếu đủ điều kiện vay, RPA sẽ tiến hành thủ tục cho vay)
- Đối chiếu kết quả tra cứu với thông tin đăng ký để kiểm tra tính hợp lý của lộ trình và chi phí do nhân viên cung cấp
Trong tương lai, số lượng các sản phẩm AI được thiết kế chuyên biệt cho mục đích nhất định ngày càng tăng. Khi tích hợp với sản phẩm AI này, RPA sẽ có thể tự động hóa nhiều công việc phức tạp. Khi đó, bạn có thể hình dung Robot tự động RPA được gắn thêm một cố vấn thẩm định AI.
