RPA là gì ?
RPA (Robotic Process Automation) là khái niệm chỉ Robot phần mềm trong máy tính thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định).
Khái niệm RPA bắt đầu được sử dụng ở Nhật Bản năm 2016, đến năm 2017 tạo ra một tiếng vang lớn nhờ sự dễ hiểu và khả năng đem lại hiệu quả nhanh. Đến nay, cùng với AI và IoT, RPA trở thành một trong những từ IT thông dụng mà ai cũng ít nhất một lần nghe qua. Tuy vậy, hiện nay, vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu sâu về RPA hay chưa biết về sự khác biệt và mối quan hệ giữa AI và RPA…
Để bạn đọc hiểu được bản chất của RPA – một giải pháp hứa hẹn giúp cắt giảm chi phí, loại bỏ sai sót và thúc đẩy cải cách phương thức làm việc, bài viết này giới thiệu toàn bộ nội dung từ kiến thức cơ bản, cách áp dụng RPA, đến sự khác biệt với AI và cách áp dụng hiệu quả khi kết hợp với AI.
Công cụ thực hiện khái niệm RPA này được gọi là công cụ RPA. Hiện nay, khái niệm RPA đang được sử dụng với nhiều nghĩa khác nhau. Trong đó, nghĩa rộng là RPA – một sự cải tổ toàn bộ, còn nghĩa hẹp là công cụ RPA.
Để dễ hiểu hơn, RPA nghĩa rộng được định nghĩa là “ trang bị công nghệ rule engine và AI”, còn nghĩa hẹp là “hoạt động dựa trên công nghệ rule engine nhưng không bao gồm AI”.
Đây là một ví dụ tự động hóa công việc back office phát sinh khi tiếp nhận yêu cầu lắp đặt điều hòa tại một cửa hàng điện lạnh. Bên trái màn hình là sổ quản lý yêu cầu lắp đặt điều hòa đã được tiếp nhận qua tổng đài, bên phải màn hình là bản yêu cầu của khách hàng được gửi tới nhân viên lắp đặt. RPA xử lý tự động theo các bước sau:
- Copy họ tên và số điện thoại từ sổ quản lý bên trái và dán vào bản yêu cầu bên phải.
- Mở phần mềm bản đồ, tra cứu địa chỉ, phóng to bản đồ, xác định phạm vi, chuyển thành file ảnh và dán vào bản yêu cầu bên phải.
- Cài đặt tên bản yêu cầu là mã tiếp nhận trong sổ quản lý và lưu lại.
Lặp lại chuỗi công việc cố định này với tất cả các đơn tiếp nhận trong sổ quản lý . Như trong video, có thể thấy RPA thao tác máy tính nhanh gấp 3 lần con người. Hơn nữa, nếu con người chỉ làm việc 8 tiếng mỗi ngày thì RPA có thể làm việc gấp 3 lần là 24 tiếng. Như vậy, nếu RPA làm nhanh hơn 3 lần với số giờ gấp 3 lần, chỉ bằng một phép tính đơn giản, ta có thể thấy RPA (nhân công kỹ thuật số) có năng suất gấp 9 lần so với con người (có thể làm việc bằng 9 lao động trí thức).
Sự khác biệt giữa RPA với công nghệ cũ.
Thử so sánh với tình hình ứng dụng rô bốt công nghiệp trong nhà máy/công trường đã trở nên rất thông dụng hiện nay
Với công nghệ cũ
| Nhà máy/công trường | Văn phòng | |
|---|---|---|
| Cấp 3 | Công nhân | Nhân viên văn phòng |
| Cấp 2 | Robot công nghiệp | Không có※ Sử dụng tập trung/số lượng lớn nhân viên văn phòng※ Tùy chỉnh hệ thống (ERP) |
| Cấp 1 | Thiết bị sản xuất (băng chuyền) | Hệ thống (ERP) |
Với sự xuất hiện của RPA (Robot phần mềm)
| Nhà máy/công trường | Văn phòng | |
|---|---|---|
| Cấp 3 | Công nhân | Nhân viên văn phòng |
| Cấp 2 | Robot ứng dụng sản xuất | RPA (Robot phần mềm) |
| Cấp 1 | Thiết bị sản xuất (băng chuyền) | Hệ thống (ERP) |
Một nhà máy bao gồm 3 cấp thực hiện. Cấp cơ bản là các thiết bị sản xuất dạng lớn như băng chuyền, xung quanh đó là những rô bốt công nghiệp thực hiện công việc sản xuất nhanh và chính xác, con người sẽ làm những công việc như bảo dưỡng rô bốt và những công việc mà rô bốt không làm được.
Còn văn phòng chỉ bao gồm 2 cấp thực hiện là hệ thống quản lý cơ bản ERP và các nhân viên văn phòng thao tác trên đó. Nếu việc sử dụng ERP quá vất vả, trước đây người ta giải quyết bằng cách tùy chỉnh lại ERP, hoặc tăng số lượng nhân viên văn phòng (hoặc ủy thác công việc ra bên ngoài). Với sự xuất hiện của rô bốt phần mềm RPA, công việc văn phòng sẽ hiệu quả hơn nhờ 3 cấp thực hiện. Theo đó, nhân viên văn phòng sẽ chuyển từ công việc bàn giấy sang công việc bảo trì rô bốt và những công việc phức tạp mà robot không thể thực hiện.
Vậy có sự khác biệt gì giữa công cụ RPA theo nghĩa hẹp và Excel Macro?
Điểm khác biệt của RPA so với Excel Macro là ai cũng có thể xây dựng kịch bản chạy rô bốt không cần kiến thức lập trình, nội dung kịch bản dễ hiểu nên không bị đưa vào “hộp đen”, có thể tự động hóa được tất cả mọi ứng dụng bao gồm ERP và Web. Tuy nhiên, không thể coi đây là sự khác biệt về bản chất.
Cách hoạt động của RPA
Nói một cách đơn giản, RPA là phần mềm robot nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc bàn giấy nhờ mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên văn phòng. Ví dụ, nếu bạn muốn nhờ RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, RPA sẽ ghi nhớ các quy tắc thực hiện được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Những lần sau đó, RPA sẽ thực hiện công việc này dựa trên kịch bản. Bạn có thể hình dung hoạt động này giống như việc hướng dẫn công việc cho nhân viên mới.
Đặc trưng của RPA là rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình, nội dung thao tác cũng như workflow có thể xây dựng, hiệu chỉnh trên màn hình khi tạo kịch bản. Đây không đơn thuần là cách thao tác tiện hay không, mà chính nhờ việc ai cũng có thể xây dựng kịch bản và ai cũng có thể đọc hiểu kịch bản nên nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về IT cũng có thể tự mình tự động hóa được. Bên cạnh đó, khác với Excel Macro, RPA không tạo ra những kịch bản không quản lý được nội dung.
Kịch bản của RPA còn được gọi là “workflow” hoặc đơn thuần là “robot”. Nếu bạn đã từng nghe ai nói “Tôi đã tạo ra 100 con Robot”, có nghĩa là họ đã tạo được 100 loại kịch bản khác nhau.
(Trích dẫn: winactor.vn/whatisrpa)
