Quy trình triển khai dự án ERP

Hiện nay khi triển khai một dự án ERP, ITLOGISTIC luôn sử dụng qui trình triển khai theo Roadmap chuẩn, đây là một qui trình triển khai chuẩn được xây dựng dựa vào những kinh nghiệm thực tiễn khi triển khai hàng ngàn dự án giải pháp ERP thành công cho khách hàng là các doanh nghiệp trên khắp toàn cầu, đồng thời kết hợp với chuẩn quản lý dự án chuyên nghiệp (PMI)

Việc áp dụng theo qui trình này sẽ giúp cho đội dự án cũng như khách hàng giảm thiểu rủi ro triển khai, rút ngắn thời gian, giảm chi phí dự án và tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực cho dự án nhằm một mục đích cuối cùng là đảm bảo triển khai thành công giải pháp ERP cho các khách hàng.

a. Giai đoạn 1

Chuẩn bị trước khi triển khai dự án – Project Preparation

Mục tiêu đặt ra:

Xác định đơn vị tổ chức dự án.
Xác định rõ các phân hệ do bên triển khai thực hiện, công việc khách hàng tự triển khai.
Xác định mục tiêu dự án: các yêu cầu quản lý cấp cao và mục tiêu dự án cần đạt được.
Xác định kế hoạch công việc tổng thể khi triển khai dự án.
Kế hoạch chi tiết của giai đoạn chuẩn bị dự án.
Xác định hiện trạng chi tiết, mục tiêu và yêu cầu quản lý chi tiết khi áp dụng hệ thống ERP

Công việc cần thực hiện

Thành lập đội dự án, xác định rõ vai trò và trách nhiệm khi tham gia dự án.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và hạ tầng phần (Phòng Server, Server, mạng, máy chiếu, máy in).
Khởi động dự án (Kick-off)
Giới thiệu tổng quan hệ thống ERP.
Khảo sát chi tiết từng bộ phận để có đầy đủ thông tin xây dựng quy trình chi tiết.
Tiến hành cài đặt server ERP.
Truyền thông về dự án

b. Giai đoạn 2

Thiết kế các tài liệu giải pháp – Blueprint Preparation

Mục tiêu đặt ra

Xây dựng giải pháp chi tiết để đạt được mục tiêu quản lý cấp cao và mục tiêu chi tiết từng phần hành.
Xây dựng giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai (TO-BE process).
Xây dựng giải pháp chi tiết tích hợp (nếu có)
Xác định những vấn đề cần thay đổi
Xác định danh sách các báo cáo cần phát triển

Công việc cần thực hiện

Xây dựng giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai:
Xây dựng cơ cấu tổ chức (Organization Structure)
Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai (Business Blueprint)
Thực hiện các cuộc hội thảo với KeyUser, BPO để thống nhất giải pháp chi tiết, các quy trình chi tiết. Đặc biệt là các giải pháp để quản lý được các mục tiêu cấp cao, mục tiêu chi tiết.
Thống nhất những thay đổi khi ứng quy quy trình mới và giải pháp quản lý thay đổi.
Xây dựng biểu mẫu để thu thập dữ liệu danh mục (Master data)
Đào tạo chuẩn bị dữ liệu danh mục (master data)

c. Giai đoạn 3

Xây dựng hệ thống – Realization

Mục tiêu đặt ra

Hiện thực hóa giải pháp “TO-BE” trên hệ thống ERP
Phát triển các báo cáo, tích hợp (nếu có) vào ERP.
Đào tạo người dùng chính (key-user)
Thực hiện kiểm thử và xác nhận hệ thống đủ điều kiện vận hành
Xây dựng ma trận phân quyền truy cập hệ thống
Xác định chiến lược chuyển đổi hệ thống

Công việc cần thực hiện

Triển khai giải pháp (Business Blueprint) đã thống nhất đến các bộ phận phòng ban để ánh xạ nghiệp vụ thực tế vào quy trình đã thống nhất.
Đào tạo quản lý thay đổi.
Thực hiện cấu hình và xây dựng hệ thống ERP theo giải pháp đã thống nhất
Phát triển báo cáo, tích hợp (nếu có) vào ERP.
Thực hiện ma trận phân quyền (Roll & Authorization)
Thu thập và làm sạch Master data, diễn tập chuyển đổi Master data vào hệ thống SAP.
Đào tạo KeyUSer chuẩn bị dữ liệu dùng cho kiểm tra (UAT).
Đào tạo KeyUser sử dụng hệ thống ERP
KeyUser thực hiện kiểm tra chấp nhận hệ thống (UAT )
Quản lý sự thay đổi và truyền thông dự án
Xác định chiến lược – giải pháp chuyển đổi hệ thống và Golive.

d. Giai đoạn 4

Chuẩn bị trước khi Golive – Final Preparation

Mục tiêu đặt ra

Hoàn thành xây dựng hệ thống production để vận hành chính thức (go-live).
Hoàn thành chuyển đổi Master data vào hệ thống chính thức cho Golive
Hoàn thành chuyển đổi số dư đầu kỳ cho vận hành chính thức
Đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức (nhân sự, quản lý thay đổi v.v…)
Key-user đào tạo End-user và sẵn sàng vận hành hệ thống

Công việc cần thực hiện

Key-user đào tạo end-user
Cập nhật và hoàn thành hệ thống production sẵn sàng cho Golive
Chuẩn hóa master data lần cuối để chuyển đổi vào hệ thống cho vận hành chính thức.
Lên kế hoạch kiểm kê, quyết toán để hoàn thành số đầu kỳ
Thực hiện chuyển đổi master data vào hệ thống chính thức
Thực hiện chuyển đổi số dư đầu kỳ vào hệ sẵn sáng cho vận hành chính thức
Truyền thông dự án về thời gian vận hành chính thức hệ thống