Số hóa là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.
Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.
Ngày nay có rất nhiều người nhầm lẫn giữa “số hóa” và “chuyển đổi số”. Số hóa là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số. Còn chuyển đổi số là cấp độ cao hơn một bậc, một pha hoàn thiện của số hóa. Cụ thể sau khi dữ liệu đã được số hoá, chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data,… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác. Có thể nói, chuyển đổi số là dạng phát triển hơn của số hóa. Chuyển đổi số thực hiện khá phức tạp hơn so với số hóa.
Lợi ích của Số hóa là gì?
· Tối giản hóa và giảm chi phí quản lý, vận hành
. Cải thiện chiến lược khách hàng
· Xác định chính xác phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng
· Cập nhật nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống thông tin, báo cáo thông suốt, kịp thời.
· Tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ mới.
· Trải nghiệm khách hàng toàn cầu
· Nâng cao hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp
· Tăng sự nhanh nhẹn và đổi mới
Số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Các dạng số hóa tài liệu
Có rất nhiều dạng lưu trữ tài liệu trong số hóa, có thể lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Căn bản việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu, dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khi cần sẽ vô cùng dễ dàng.
Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Mô hình số hóa dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số
– Giảm không gian lưu
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Những lưu ý khi số hóa tài liệu
Đã đến lúc doanh nghiệp nên thực hiện số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số. Tiết kiệm không gian quản lý và chi phí bảo quản. Bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những yêu cầu gì?
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Những sai lầm về số hóa
Rất nhiều doanh nghiệp hay cá nhân có một số suy nghĩ sai lầm về số hóa. Dưới đây là một số sai lầm cơ bản, bạn nên hiểu rõ
Làm nhanh làm nhiều không đồng nghĩa với hiệu quả
Tâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là cách nhanh nhất dẫn đến thất bại. Bạn sẽ dễ bị sa đà, không có đủ nguồn lực và thờigian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất.
Số hóa thành công khi bạn hoàn tất công nghệ
Trong thực tế thì không như vậy, công nghệ rốt cuộc cũng chỉ là một thứ công cụ, bản thân việc áp dụng công nghệ chẳng thể đảm bảo được kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Sự thành công của số hóa phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ.
Số hóa là sân chơi của các ông lớn
Các doanh nghiệp truyền thống bị giới hạn bởi sức ì do chính hệ thống, cơ chế, quy trình và bộ máy tổ chức tạo ra. Vì thế, họ dần mất đi khả năng thích ứng nhanh, khả năng linh hoạt, và tinh thần sáng tạo. Nhưng số hóa là sân chơi công bằng cho tất cả mọi doanh nghiệp mà ở đó, bất kì ai đủ nhanh nhạy cũng có thể tìm được miếng bánh cho riêng mình.
