Giới thiệu về hệ thống ERP

ERP nói chung là một hệ thống thông tin hoàn chỉnh kết nối toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của một doanh nghiệp theo mô hình hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, là phần mềm giúp cho thông tin giữa các bộ phận được thông suốt, sản xuất không bị ngừng hay không kịp tiến độ do lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận không kịp thời. Giảm thời gian ngừng sản xuất, giảm chi phí và thời gian chuẩn bị sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất gián tiếp và trực tiếp, giúp sản xuất các đơn hàng nhỏ với chi phí thấp là những ưu thế lớn nhất của phần mềm này. Trên thế giới, 99% doanh nghiệp cho rằng ứng dụng những hệ thống thông tin đem lại những hiệu quả to lớn trong kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

ITLOGISTIC ERP là giải pháp chủ lực của ITLOGISTIC trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp SME, bao gồm các module tích hợp sâu được thiết kế, phát triển trên cơ sở đáp ứng các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp về quản trị điều hành và thực hiện tác nghiệp các hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị, trợ giúp lãnh đạo và các cấp quản lý ra quyết định; Hệ thống cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp gồm đầy đủ các nghiệp vụ chính như Quản lý nhân sự tiền lương; Quản lý kho; CRM; Quản lý dự án; Quản lý mua hàng và bán hàng; Quản trị tài chính kế toán; Quản lý tài sản và trang Portal cho doanh nghiệp; Hệ thống cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ nghiệp vụ Logistics, Quản lý điểm bán lẻ; Bán lẻ;

a. Lợi ích của ERP

Tạo ra sức đề kháng tốt trong mọi thị trường

ERP để giúp xây dựng quy trình doanh nghiệp hoàn thiện và hiệu quả cũng như hỗ trợ trong việc dự đoán và lên kế hoạch. Từ đó, giúp cho người quản lý doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về tình hình hoạt động của công ty, giúp họ hoạt động hiệu quả và nhanh hơn để tự tin đối phó với những thay đổi của thị trường.

Tăng doanh thu

Vấn đề chung mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt trong thời điểm hiện nay là tình trạng sụt giảm doanh thu bán hàng. Một hệ thống ERP với các chức năng như CRM hay quản lý kênh bán hàng có thể là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh để đối phó tốt hơn với các ảnh hưởng của nền kinh tế hiện tại.

Tận dụng nguồn lực dư thừa và tăng năng suất

ERP cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn, từ đó tiết kiệm chi phí tiền lương nhân công trong thời điểm hiện tại và cả khi nền kinh tế phục hồi.

Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh

ERP cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công trước kia và loại trừ hoàn toàn các hoạt động dư thừa,không đem lại giá trị. Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn kho và vận chuyển.

Nền tảng cho tăng trưởng khi nền kinh tế phục hồi

Các doanh nghiệp triển khai ERP thời điểm hiện tại với mục đích tạo nền tảng cho sự tăng trưởng và cơ hội bứt phá khi nền kinh tế.

Tập trung vào việc hiện thực hóa các lợi ích thu được

Một thực tế đáng suy ngẫm là khi nền kinh tế ổn định, các doanh nghiệp thường không mấy khi để ý tới việc xác định các thước đo cụ thể đánh giá hiệu quả thu được khi ứng dụng ERP. Tuy nhiên, triển khai ERP vào thời điểm suy thoái đòi hỏi doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào vấn đề này.

b. Đối tượng khách hàng

Doanh nghiệp SME thực hiện sản xuất và tự cung ứng thành phẩm đến khách hàng theo chuỗi các điểm bán lẻ hoặc kênh đại lý.
Doanh nghiệp kinh doanh thương mại qua kênh phân phối bán lẻ, bán buôn.
Doanh nghiệp SME có nhu cầu sử dụng một số module ERP.

c. Quy mô triển khai giải pháp ERP

Theo đánh giá của một chuyên gia triển khai Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại thị trường Việt Nam, đã nói đến ERP thì không thể có giải pháp nhỏ mà chỉ có ERP với quy mô vừa và lớn.

Chi cho ERP bao nhiêu là đủ ?

Đó là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp (DN) Việt Nam thường hỏi khi bàn về ERP. Trên thực tế, ERP hay còn gọi là giải pháp quản trị toàn diện cho DN thường là một lựa chọn ưu tiên khi lên kế hoạch phát triển hoặc tái cấu trúc công ty. Tuy nhiên, nỗi lo phải chi ra một khoản khá lớn để triển khai giải pháp ERP mà chưa nắm rõ hiệu quả, chính là một trở ngại tâm lý rất lớn cho quá trình ứng dụng CNTT.

Vậy vấn đề đầu tiên là xác định được yêu cầu riêng biệt của từng DN, và chọn được một giải pháp với quy mô phù hợp để tránh lãng phí. Tuy nhiên, lựa chọn không dễ, khi vẫn chưa có một chuẩn nào để phân nhóm các giải pháp ERP trên thị trường Việt Nam. Và như một hệ quả tất yếu, DN Việt Nam cảm thấy ngại ngay cả khi nghĩ đến việc tìm đơn vị tư vấn, do có sẵn tâm lý “nhà cung cấp chỉ cố bán càng nhiều càng tốt…” – như theo lời một đại diện DN.

ERP chỉ có hai nhóm quy mô: Vừa và lớn

Trong buổi trao đổi “Quy mô giải pháp ERP và Kế toán” vào ngày 28/5/2010, tại TP.HCM do Thế Giới Vi Tính B tổ chức, cả hai phía chuyên gia tư vấn và đơn vị cung cấp giải pháp ERP cũng thống nhất được về việc cần phải chọn ra một mốc tiêu chuẩn tối thiểu để có thể xem một giải pháp quản lý bằng CNTT là ERP.

Theo các ý kiến được đưa ra trong buổi trao đổi nói trên, đã nói đến ERP là phải đạt các tiêu chuẩn về chuyên môn, và khả năng giải quyết gọn các bài toán nghiệp vụ. Bản chất của ERP – Enterprise Resource Planning – là hoạch định – Planning, do đó ERP cần phải giải quyết được các bài toán tương lai. Để được xem là ERP, một giải pháp cần phải có tối thiểu 5 yêu cầu sau:

Phải có tối thiểu 5 phân hệ (module) quản lý các tác vụ sau: sản xuất (cả hoặc định, kế hoạch sản xuất và theo dõi sản xuất chi tiết ở mức phân xưởng, theo từng đơn hàng, hợp đồng), mua hàng (kể cả nguyên phụ liệu, vật tư và hàng hóa nói chung), bán hàng, tồn kho và tài chính. Theo quan điểm mới, có thể gom mua hàng, bán hàng, tồn kho vào một nhóm là hậu cần (logistic). Do đó, có thể nói một giải pháp ERP phải có tối thiểu là 3 nhóm chức năng chính: sản xuất (manufacturing), logistic và tài chính (financial), Giải pháp ERP phải có khả năng quản lý tổng thể, kết nối và thống nhất luồng thông tin từ ba nhóm chức năng này.
Về công nghệ, một giải pháp ERP ít ra phải có khả năng vận hành đồng thời trên nhiều môi trường khác nhau (Vd: Windows, Linux, Mac OS…). Khả năng làm việc đa người dùng tối thiểu trong mạng LAN với mô hình client- server. (không phải là chia sẻ dữ liệu (share files) )
Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác thông qua việc sử dụng các tiêu chuẩn chung. Có khả năng tích hợp các module độc lập từ các nhà cung cấp khác.
Có khả năng tùy biến (customizable).
Có khả năng xuất dữ liệu (data) và nhận data từ một nhà cung cấp khác .

Để đáp ứng được tất cả các yêu cầu trên, về quy mô cấu trúc phần mềm CNTT, một giải pháp ERP chắc chắn chỉ có thể thuộc một trong hai tầm: vừa và lớn. Để phân định giữa hai nhóm này, theo ý kiến của các chuyên gia thì đơn giản nhất có thể xét về số phân hệ. Nếu chỉ có 5 phần đã kể ở trên thì có thể xếp vào nhóm vừa. Còn nếu có trên 5 phân hệ thì có thể xếp vào nhóm lớn. Ngoài ra, nhóm các giải pháp lớn thường phát triển về mảng Planning và Analysis (Hoạch định và phân tích), trong khi các giải pháp vừa thì ít hơn rất nhiều, chủ yếu là ghi nhận thông tin.

“EPR không dành cho DN nhỏ ?”

Hiện trên thị trường Việt Nam đang tồn tại 2 nhóm: nhóm ERP nước ngoài và nhóm ERP do các đơn vị trong nước sản xuất. Bản thân nhóm ERP trong nước cũng chia làm 2 nhóm: giải pháp ERP được phát triển lên từ phần mềm Kế toán lớn; và giải pháp được xây dựng từ đầu… Thị trường cũng có 2 nhóm chuyên gia tư vấn ERP: chuyên tư vấn giải pháp nước ngoài và nhóm tư vấn cho cả 2 giải pháp trong và ngoài nước…

Trên lý thuyết, tất cả các DN đều có thể tận dụng những ưu điểm mà các giải pháp ERP mang lại để tăng hiệu quả hoạt động của mình. Tuy nhiên, do đặc tính ngành nghề, không phải DN nào cũng có nhu cầu sử dụng hết toàn bộ 5 phân hệ quản lý tối thiểu của một giải pháp ERP. Do đó, cũng có thể nói một DN phải đạt đến một quy mô nhất định nào đó mới có nhu cầu ứng dụng ERP. Trong khi đó, các DN vừa và lớn cũng sẽ cân nhắc khi chọn mua, để tránh lãng phí khi mua giải pháp không đủ tầm, sử dụng một thời gian phải chuyển qua dùng giải pháp lớn khác.

Còn đối với các DN nhỏ có nhu cầu, có thể chọn mua riêng biệt các giải pháp chuyên môn như kế toán, quản lý kho, quản lý bán hàng để tránh lãng phí khi triển khai ERP mà không dùng hết các phân hệ. Các giải pháp này luôn có sẵn trên thị trường, và có khi cũng được cung cấp bởi chính các đơn vị chuyên cung cấp giải pháp ERP trên thị trường Việt Nam.

d. Nền tảng công nghệ

Nền tảng công nghệ phát triển của hãng Oddo
Cơ sở dữ liệu: PortgreSQL
Core framework: OpenERP lastest version
Vận hành trên mạng Internet/WAN/LAN/VLAN
Nền tảng web, tương thích các trình duyệt web thông dụng Mozillar FireFox, Apple Safari, Google Chrome, Microsoft IE.
Sử dụng trên máy tính và thiết bị cầm tay smartphone, máy tính bảng;