Phần mềm quản lý nhân sự

a. Chi tiết chức năng phần mềm

Quản lý nhân sự

Quản lý sơ yếu lý lịch nhân viên của bộ phận trực tiếp hoặc gián tiếp sản xuất với các thông tin sau:

Mã số nhân viên	Nguyên quán	Trực tiếp sản xuất
Họ	Nơi thường trú	Đơn vị /Phòng ban
Tên	Nơi tạm trú	Tổ
Ngày sinh	Điện thoại	Bậc thợ
Nơi sinh	Số CMND	Ngày vào làm
Giới tính	Ngày cấp	Ngày nghỉ việc
Công nhân may	Nơi cấp	Chuyên môn
Dân tộc	Ngoại ngữ	Chức vụ
Tôn giáo	Trình độ	Đoàn thể
Số sổ BHXH	Ngày đóng BHXH	Ngày chấm dứt BHXH

Quản lý quá trình công tác

Quản lý quá trình làm việc trước khi vào công ty.
Quản lý quá trình làm việc tại công ty.
Quản lý những thay đổi về phòng ban, chức vụ.
Quản lý những công đoạn công nhân có khả năng thực hiện. (Tay nghề của công nhân).

Quản lý hợp đồng lao động

Quản lý mức lương:

Quản lý mức lương nhân viên (lương theo hệ số Nhà nước và lương thực lĩnh theo công ty).
Quản lý các loại phụ cấp.
Khen thưởng và Kỷ luật:
Lập các quyết định khen thưởng cho từng nhân viên, làm cơ sở để ra quyết định tăng giảm lương.
Nhập vào xếp loại cho từng công nhân.

Tai nạn lao động:

Quản lý tình hình tai nạn lao động và chi phí của toàn công ty.
Lập các báo cáo về tai nạn cho Bộ lao động-thương binh và xã hội.

Đánh giá và đào tạo: Nhập vào các nội dung đánh giá của từng nhân viên theo các nội dung tùy chọn: tin học, Anh văn, chuyên môn… làm cơ sở lập kế hoạch đào tạo.

Quản lý bằng cấp:

Quản lý bằng cấp, chứng chỉ, chứng nhận của công nhân viên.

Quản lý quá trình đóng BHXH + BHYT

Lập các báo cáo về BHXH cho cơ quan Bảo hiểm cũng như tính tiền trợ cấp thôi việc cho từng nhân viên. Thông tin hỗ trợ:
Người thân: thông tin về người thân trong gia đình.
Liên hệ: điện thoại, địa chỉ, email, liên hệ khẩn cấp.
Đoàn thể: các thông tin về Đảng, Đoàn, công đoàn, Nhập ngũ, Quân nhân dự bị, gia đình liệt sĩ…

Chấm công

Đặc điểm chung: Giải pháp chấm công tự động hỗ trợ việc tính toán ngày giờ công với các chế độ nhiều ca (chẩn là 03 ca) và cung cấp khả năng kết nối đa dạng với tất cả các công nghệ chấm công tiên tiến nhất như máy barcode, máy chấm công dùng thẻ từ, máy đọc thẻ cảm ứng, máy nhận dạng vân tay…).

Chức năng:

Tính thời gian làm việc, dựa trên từng chế độ lànm việc (công ty có thể có rất nhiều chế độ.
Có thể set chế độ vào hay ra trên máy chấm công hoặc set tự động bằng phần mềm.
Hỗ trợ chế độ làm việc 03 ca.
Việc xác định nhân viên làm trực tiếp hay gián tiếp được xác định trước (trong danh sách nhân viên /phần Quản lý nhân sự).
Kiểm soát thời gian làm việc tăng ca của từng nhân viên. Thời gian tăng ca có thể được tính theo chế độ làm việc hay tính tự động khi tông thời gian làm việc nhiều hơn 8 giờ/ ngày.
Quản lý cho phép tăng ca hay không.
Quản lý các hệ số tăng ca theo qui định nhà nước (1.5, 1.8, 2.0, 2.8).
Kiểm soát sự vắng mặt của nhân viên.
Hỗ trợ in mã vạch để dán lên thẻ nhân viên chấm công bằng mã vạch.
Hỗ trợ chấm công cho nhân viên đi công tác (không tới chấm công trực tiếp được).
Kết nối dữ liệu từ các loại máy chấm công bằng thẻ, vân tay.
Lập bảng kế hoạch nghỉ phép.
Ngày nghỉ và ngày lễ được xác định trước cho tất cả nhân viên (thứ bảy, chủ nhật hay chỉ chủ nhật).
Các lý do nghỉ được nhập bằng tay
Báo cáo được lập theo từng tổ, đơn vị của nhân viên vào ngày chấm công.
Quản lý thai sản.

Đơn đặt hàng

Quản lý Hợp đồng, Khách hàng, Hình thức hợp đồng và một số thông tin khác của hợp đồng.
Quản lý mã hàng, orders và ngày giao hàng cho từng order của hợp đồng.

Lập Quy trình công nghệ

Lập Qui trình công nghệ cho Mã hàng mới. Bạn có thể sao chép từ mã hàng cũ hay từ quy trình công nghệ chuẩn.
Tính đơn giá cho từng công đoạn thông qua thời gian thiết kế, và hệ số bậc thợ.
Tính định mức sản lượng, số lượng lao động và thiết bị cần thiết.

Kiểm soát năng suất

Nhập phiếu công đoạn (dùng kiểm soát chuyền, tiến độ may và tính lương sản phẩm).
Thống kê năng suất các mã hàng trên các chuyền (có thể theo từng công đoạn) trong từng ngày hoặc trong từng giai đoạn.

ITLOGISTIC cung cấp khả năng tích hợp với phần cứng ứng dụng phát hành và đọc mã vạch để thống kê năng suất công đoạn có thể rút giảm được ½ số nhân viên thống kê.

Tính lương

Tổng hợp lương sản phẩm cho từng công nhân dựa trên năng suất và đơn giá công đoạn (từ Quy trình công nghệ).
Tổng hợp lương thời gian dựa trên lương cơ bản (trong module QLNS) và bảng tổng hợp công tháng, bao gồm cả thời gian tăng ca (trong module chấm công).
Người sử dụng có thể định nghĩa thêm những loại lương không cố định.
Tổng hợp lương thời gian và lương sản phẩm (có thể định nghĩa trước cách tính lương cho từng tổ/phòng ban) và các khoản khác như tạm ứng, BHXH, BHYT, phí công đoàn và lập bảng lương tháng hoàn chỉnh (tự động lập).
Kiểm soát quá trình đóng bảo hiểm xã hội và y tế.
Kiểm soát chi trả tiền tạm ứng.
Thuế thu nhập cá nhân.

b. Sơ đồ quy trình

c. Mô hình cài đặt

Sơ đồ máy chấm công

d. Phân hệ tuyển dụng

Cung cấp công cụ đắc lực hỗ trợ tuyển dụng nhân tài. Theo dõi định biên nhân sự với nhu cầu thực tế tuyển dụng, đánh giá hiệu quả tuyển dụng.Tuyển dụng theo định biên

Thiết lập định biên nhân sự theo tháng, hiệu chỉnh theo thực tế hoạt động. Nhu cầu tuyển dụng
Các phòng ban gửi nhu cầu tuyển dụng lên phòng nhân sự, nhu cầu tuyển dụng được phê duyệt theo quy trình. Hệ thống tự động kiểm tra định biên nhân sự với nhu cầu tuyển dụng, từ đó ra cảnh báo đối với nhu cầu vượt định biên. Cho phép các phòng ban theo dõi trạng thái tuyển dụng đối với yêu cầu của chính mình.

Linh động thiết lập tiêu chí tuyển dụng, phỏng vấn :

Cho phép thiết lập tiêu chí tuyển dụng tới từng chức vụ
Thiết lập linh động Vòng thi / Tiêu chí tuyển dụng tới từng chức vụ
Thiết lập lịch phỏng vấn, chấm điểm thí sinh
Tự động chuyển thông tin ứng viên trúng tuyển sang Hồ sơ nhân sự

Công cụ đắc lực hỗ trợ tuyển dụng

Ứng viên nộp hồ sơ online
Lọc ứng viên thông minh
Gửi email tự động: Gửi thư mời phỏng vấn, Gửi thư cảm ơn, Gửi thư mời trúng tuyển,…

Ngân hàng ứng viên

Lưu trữ toàn bộ hồ sơ ứng viên qua các đợt tuyển dụng
Lưu trữ lịch sử phỏng vấn, thi truyển, đánh giá ứng viên
Tự động tìm kiếm ứng viên đã nộp CV: CMTND, Mã số thuế, Tài khoản Ngân hàng, …
Lọc ứng viên thông minh với tiêu chí phù hợp với đợt tuyển dụng, chuyển các ứng viên đã lọc vào vị trí tuyển dụng.

Báo cáo quản trị

Báo cáo phân tích thực tế tuyển dụng với kế hoạch tuyển dụng
Phân tích tình hình tuyển dụng
Phân tích nguồn ứng viên
Biểu đồ phễu tuyển dụng

e. Phân Hệ Quản Lý Thông Tin Nhân Sự

Cung cấp công cụ quản lý toàn diện dữ liệu hồ sơ nhân sự từ khi tuyển dụng tới khi nghỉ hưu, thôi việc. Các cảnh báo kịp thời, cùng với dashboard chuyên sâu giúp quản lý nhân sự chủ động và dễ dàng.

Chuẩn hóa thông tin, cơ cấu tổ chức

ITLOGISTIC GHR Hỗ trợ xây dựng Cơ cấu tổ chức linh động chỉ bằng các thao tác kéo-thả. Cho phép lãnh đạo xem sơ đồ tổ chức theo nhiều chiều: Theo cây sơ đồ phòng ban, theo sơ đồ chức vụ.
ITLOGISTIC GHR Hỗ trợ chuẩn hóa thông tin chức năng / nhiệm vụ các phòng ban, chuẩn hóa mô tả công việc chức vụ, từ đó dữ liệu được dùng chung thống nhất cho các module khác.
ITLOGISTIC GHR Hỗ trợ chuẩn hóa thông tin nhân sự và import vào hệ thống.

Đầy đủ – Toàn diện – Chuyên nghiệp

ITLOGISTIC GHR lưu trữ đầy đủ, toàn diện tất cả các thông tin liên quan tới nhân sự từ khi nhân sự được tuyển dụng tới khi nghỉ hưu/thôi việc.
Quản lý toàn diện các quá trình nhân sự: Thay đổi lương/phụ cấp, điều chuyển/bổ nhiệm/miễn nhiệm, nghỉ phép, khen thưởng, kỷ luật,…
Thực hiện quy trình nhân sự chuyên nghiệp:
Employee Onboarding
Quy trình nâng lương
Quy trình điều chuyển/bổ nhiệm/miễn nhiệm
Quy trình xin nghỉ phép online
Quy trình sa thải/nghỉ việc…

Thân thiện, dễ sử dụng

Thiết kế giao diện thân thiện, trực quan hỗ trợ tối đa các thiết bị di động.
Hỗ trợ thông minh người sử dụng, nắm bắt các hành vi của người dùng để đưa ra các gợi ý phù hợp.
Cho phép truy xuất và quản lý thông tin nhanh chóng, hỗ trợ tìm kiếm thông minh.

Cảnh báo kịp thời

Hệ thống cảnh báo tự động nhắc việc cho người dùng:
Phê duyệt
Hết hạn hợp đồng
Nghỉ phép
Thai sản
Kiêm nhiệm…

Báo cáo phân tích chuyên sâu

OOS.GHR cung cấp các báo cáo phân tích chuyên sâu, đa chiều về tình hình nhân sự. Được thể hiện qua các công cụ: Dashboard, Report, Excel Report, Biểu đồ,…
Các dashboard chuyên sâu phục vụ cho lãnh đạo để cung cấp theo thông tin tổng quan nhằm đưa ra các quyết sách về nhân sự.

f. Phân hệ chấm công

Phân hệ giúp tự động hóa quy trình của doanh nghiệp. Chuẩn hóa toàn bộ chính sách liên quan tới chấm công / nghỉ phép / thêm giờ, tạo văn hóa chuyên nghiệp về giờ giấc cho doanh nghiệp.

Thiết lập linh hoạt, áp dụng nhiều bài toán công phức tạp

GHR đã được áp dụng thành công cho nhiều bài toàn Công phức tạp như: Sản xuất, Thời gian, Dịch vụ, Đa nghành nghề …
Dữ liệu chấm công có thể lấy từ nhiều nguồn:
Máy chấm công
Bảng công ký hiệu
Import từ file excel
Liên kết với các hệ thống khác (Hệ thống bán hàng check in-out bán hàng, DMS,…)
Dữ liệu chấm công được thiết lập linh hoạt cho các phòng ban / các công ty con khác nhau, mỗi đơn vị một cách chấm công.
Cho phép thiết lập linh động ca/kíp áp dụng cho từng cá nhân, có thể thiết lập lịch ca cho từng nhân viên.
Xây dựng quy trình, chính sách chấm công linh hoạt phù hợp với đặc thù của từng Công ty.

Tự động hóa

Hệ thống có thể đặt lịch tự động download dữ liệu từ máy chấm công về máy chủ, sau đó tổng hợp công. Việc download dữ liệu chấm công được phần mềm thực hiện trực tiếp không phải thông qua bất kỳ phần mềm trung gian nào.
Đăng ký nghỉ phép online: Tự động nhận diện đối với các trường hợp nghỉ phép, có thể nghỉ phép theo ngày hoặc theo giờ.
Đăng ký OT: Tự động tính thời gian OT đối với các trường hợp đăng ký OT đã được phê duyệt.
Đăng ký công tác: Nhận diện thời gian đi công tác của nhân sự, với các trường hợp đã được phê duyệt.
Tự động gửi email cảnh báo tới các trường hợp bất thường: Đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ không lý do … người lao động có thể khiếu nại trực tiếp tới bộ phận Nhân sự.
Tự động bóc tách Ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ, ca đêm, ca ngày.
Tạo thành chu trình khép kín về chấm công: Đăng ký, dữ liệu chấm công thực tế, tổng hợp công, khiếu nại chấm công.

Xử lý thông minh

Hệ thống tự động xử lý lên đến >95% các tính huống phát sinh công trong ngày.
Một số trường hợp đặc thù, hệ thống tự động học cách làm của nhân viên từ đó tự động xử lý trong các trường hợp tương tự về sau.
Tự động nhận diện ca theo thời gian đi làm với tỷ lệ chính xác cao.

Giao diện trực quan

Giao diện sử dụng rất đơn giản, thao tác nhanh gọn
Trên một giao diện nhân viên có thể nắm bắt toàn bộ thông tin, từ đó thực hiện các bước kiểm tra dữ liệu rất nhanh.
Hỗ trợ nhiều thao tác điều chỉnh hàng loạt (Áp dụng cho nhà máy hàng nghìn công nhân)
Tốc độ tìm kiếm, thao tác dữ liệu nhanh chóng

Nhân viên tự kiểm tra: Bạn không phải mất thời gian trả lời các câu hỏi liên quan tới chấm công hàng ngày của nhân viên. Nhân viên có thể tự kiểm tra ngay lập tức giờ đi làm, và công tới thời điểm hiện tại. Nếu có sai sót, có thể khiếu nại tới phòng Nhân sự, hoặc thông qua quy trình phê duyệt của các cấp quản lý trực tiếp.

g. Phân hệ tiền lương

Cung cấp hệ thống tính lương đầy đủ, đáp ứng tối đa bài toán lương doanh nghiệp. Tin cậy – ổn định là mục tiêu hàng đầu của hệ thống.

Thiết lập linh hoạt, áp dụng nhiều bài toán lương phức tạp

GHR cho phép tự định nghĩa công thức lương, không giới hạn các phương pháp tính lương khác nhau.

Tự định nghĩa các khoản Thưởng, phụ cấp, các khoản mục lương phát sinh ngoài.
Hỗ trợ nhiều phương pháp tính lương, không giới hạn:
- Lương thời gian
- Lương khoán
- Lương sản phẩm
- Lương KPI
- Lương doanh số…
Hỗ trợ tính lương nhiều dòng: Có sự thay đổi lương / phụ cấp nhiều lần trong 1 tháng
Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN trên cùng 1 bảng lương
Hỗ trợ tính toán bóc tách chi phí lương

Tự động liên kết dữ liệu

Tự động link dữ liệu chấm công sang bảng lương.
Liên kết các dữ liệu về kế toán, các khoản thuế TNCN, giảm trừ sang bảng lương
Liên kết các dữ liệu hồ sơ nhân sự:
Hợp đồng
Khen thưởng / Kỷ luật
Các chế độ
Cho phép import các khoản không thường xuyên, phát sinh bên ngoài.

Tốc độ nhanh / Ổn định

Tốc độ tính lương nhanh, có khả năng tính lương cho nhiều chi nhánh / nhiều công ty con cùng lúc.
Cơ chế phân luồng dữ liệu, phân tải giúp không bị quá tải khi tính lương trên toàn hệ thống.
Thuật toán tính lương ổn định, có cơ chế check lại dữ liệu sau khi tính lương đảm bảo tính chính xác của hệ thống.

Liên kết với các hệ thống khác

Đã thực hiện thành công liên kết với các hệ thống như ERP (Oracle, SAP, Fast …), CRM, DMS để lấy thông tin tính lương bao gồm: Sản phẩm, sản lượng, lương KPI, doanh số bán hàng…
Có khả năng liên kết với nhiều hệ thống khác trong cùng 1 Công ty (tập đoàn), thường áp dụng cho Tập đoàn đa nghành nghề.

Nhân viên tự kiểm tra : Cho phép nhân viên tự kiểm tra bảng lương/các khoản thu nhập của chính mình thông qua Cổng thông tin nhân sự (HR-Portal), thực hiện các khiếu nại trực tiếp tới bộ phận nhân sự (nếu có)

Phân tích chi phí lương

Hệ thống cho phép xây dựng ngân sách lương cho từng phòng ban/đơn vị, từng chức danh.
Báo cáo phân tích chi phí lương theo nhiều chiều khác nhau
Báo cáo phân tích chi phí lương thực tế so với ngân sách đã duyệt
Báo cáo phân tích lương theo thời điểm, dự đoán chi phí lương cả năm

h. Phân hệ đào tạo

Công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực hiện tại. Xây dựng lộ trình đào tạo đội ngũ kế cận, nhân sự đã được quy hoạch.

Xây dựng lộ trình đào tạo, kế hoạch đào tạo

Xây dựng yêu cầu đào tạo đối với từng vị trí, mỗi vị trí phải trải qua các khóa đào tạo bắt buộc.
Lưu trữ thông tin đào tạo vào hồ sơ đào tạo cá nhân
Quản lý đề xuất nhu cầu đào tạo của từng phòng ban
Xây dựng lộ trình đào tạo dựa vào yêu cầu đào tạo của từng vị trí, và đề xuất đào tạo

Quản lý khóa đào tạo

Cho phép học viên đăng ký khóa học online
Quản lý chi tiết các khóa đào tạo: Học viên, giảng viên, chi phí đào tạo,…
Cho phép cập nhật kết quả đào tạo của từng học viên, thông tin này được lưu vào hồ sơ đào tạo cá nhân
Cho phép quản lý cam kết sau đào tạo
Đánh giá khóa đào tạo:
Đánh giá giảng viên
Đánh giá học viên
Đánh giá công tác tổ chức

Đánh giá sau đào tạo

Mỗi khóa đào tạo nhằm nâng cao năng lực của từng nhân viên
Sau mỗi khóa đào tạo, áp dụng công cụ Đánh giá năng lực để đo lường hiệu quả đào tạo sau khoảng thời gian nhất định.

i. Phân hệ đánh giá nhân sự

Công cụ đắc lực giúp giảm thiểu công sức trong các kỳ đánh giá, thực hiện đánh giá một cách khoa học, kết quả đánh giá được cập nhật ngay lập tức từ đó đưa ra các báo cáo phân tích năng lực nhằm phát hiện và bồi dưỡng nhân tài tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá tới từng nhân viên/chức vụ

Cho phép tự xây dựng bộ chỉ tiêu đánh giá, các mẫu đánh giá theo đặc thù của doanh nghiệp
Mỗi kỳ đánh giá, loại đánh giá có thể có bộ chỉ tiêu khác nhau
Cho phép gán các bộ chỉ tiêu đánh giá tới từng chức vụ cụ thể
Cho phép gán bộ chỉ tiêu cho nhân viên theo từng thời điểm

Giao chỉ tiêu phân cấp theo Sơ đồ tổ chức

Giao chỉ tiêu dựa vào các mẫu đánh giá xuống từng đơn vị, theo sơ đồ tổ chức
Từng đơn vị, giao chỉ tiêu cho từng cá nhân
Chỉ tiêu thực tế có thể được thay đổi theo từng tháng đánh giá thực tế

Linh động xây dựng quy trình đánh giá/kỳ đánh giá

Cho phép tự xây dựng quy trình đánh giá theo từng vị trí / chức danh
Linh động quy trình đánh giá theo cây sơ đồ tổ chức
Linh động xây dựng chỉ tiêu cho kỳ đánh giá:
Đánh giá tháng
Đánh giá quý
Đánh giá năm

Hỗ trợ nhiều loại đánh giá khác nhau:

Đánh giá nhân sự
Đánh giá thử việc
Đánh giá gia hạn hợp đồng
Đánh giá bổ nhiệm / thử thách

Đa dạng phương pháp đánh giá

Đánh giá thành tích theo mục tiêu và KPI:
- Thiết lập bộ tiêu chí KPI
- Gán bộ tiêu chí KPI cho chức danh và nhân viên
- Xây dựng quy trình đánh giá
- Tổng hợp kết quả đánh giá
- Áp dụng kết quả đánh giá sang các module khác
Đánh giá năng lực nhân viên theo khung năng lực:
- Xây dựng bộ từ điển năng lực
- Gán từ điển năng lực cho từng chức vụ
- Gán khung năng lực cho chức vụ / nhân viên
- Đánh giá năng lực nhân viên
- Tổng hợp kết quả so sánh năng lực
Đánh giá theo kết quả công việc