Các lợi ích khi triển khai Robot nhập liệu văn phòng
1. Nâng cao hiệu suất và tự động hóa các công việc văn phòng.
Như đã nói ở trên, RPA có thể thay thế con người thực hiện các công việc văn phòng. Lợi ích lớn của RPA là ai cũng có thể dễ dàng áp dụng để nâng cao hiệu suất và tự động hóa công việc.
2. Nâng cao năng suất.
Nhờ áp dụng RPA tự động hóa công việc văn phòng mà trước đây con người phải thực hiện, nhân viên nghiệp vụ sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lí công việc khác. Do đó, góp phần nâng cao năng suất và tạo ra cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh mới.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp đau đầu vì thiếu hụt nguồn lao động thì nâng cao năng suất trở thành một vấn đề lớn. Vì vậy, áp dụng RPA sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải tiến doanh nghiệp.
3. Loại bỏ lỗi thao tác.
Khi làm việc, con người khó có thể tránh khỏi mắc lỗi. Khả năng tập trung của con người có giới hạn nên với những công việc có tính lặp lại thường khó phát hiện những lỗi sai.
Ngoài ra, những công việc tập trung nhiều trong vài ngày trong tháng yêu cầu độ chính xác cao cũng đang là gánh nặng cho nhân viên, họ thường mất nhiều thời gian để làm lại khi xảy ra sai sót.
Với RPA, chỉ cần cài đặt một lần, phần mềm rô bốt có thể tái hiện lại công việc một cách chính xác, loại bỏ các sai sót. Rô bốt RPA không mất khả năng tập trung như con người khi thực hiện công việc nhiều lần nên có thể giảm thời gian lãng phí và nâng cao chất lượng công việc.
4. Cắt giảm chi phí
Chúng tôi thấy nhiều người dùng nói rằng RPA có thể hoàn thành công việc mà con người thực hiện trong 10 phút trong thời gian ngắn hơn một nửa. RPA có thể làm việc liên tục bất kể ngày giờ và thực hiện công việc vào thời điểm cài đặt. Như vậy, RPA góp phần giảm bớt thời gian làm việc, giảm làm thêm ngoài giờ, không cần đi làm vào ngày nghỉ, do đó giúp cắt giảm phí nhân công cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, có trường hợp cần chi ngân sách để phát triển hệ thống xử lý nghiệp vụ mới, nhưng sau khi áp dụng RPA để thực hiện công việc đó thì không cần phải tốn chi phí để phát triển hệ thống mà vẫn có thể cải tiến nghiệp vụ.
5. Giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực
Do giảm tỉ lệ sinh và già hóa dân số, việc thiếu hụt nguồn nhân lực trong tương lai là vấn đề đáng lo ngại. Theo Văn phòng nội các, dân số lao động Nhật Bản năm 2014 là 65.870 nghìn người, giảm xuống còn 37.950 nghìn người vào năm 2060. Theo đó, tỷ lệ dân số lao động trong tổng dân số giảm từ 52% năm 2014 xuống còn 44% năm 2060.
RPA sẽ góp phần giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực của Nhật Bản. RPA có thể tự động hóa công việc có logic cố định mà không cần sự can thiệp của con người với hiệu quả cao hơn so với con người thực hiện với sự kiểm tra sát sao.
RPA không bị giới hạn thời gian làm việc, và có thể thực hiện công việc lặp đi lặp lại sau khi được cài đặt, nên được kỳ vọng sẽ trở thành một công cụ giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực trong nghiệp vụ văn phòng.
Ví dụ áp dụng RPA và hiệu quả
Chúng tôi xin giới thiệu một vài trường hợp áp dụng RPA đối với từng loại nghiệp vụ như sau
Nghiệp vụ mua sắm
Dưới đây là ví dụ áp dụng RPA để tự động đặt mua nguyên vật liệu trong một công ty thương mại. RPA tự động xử lý các bước từ 1 – 4:
- Tập hợp thông tin đặt mua nguyên vật liệu
- Mở hệ thống web tiếp nhận đơn hàng của nhà cung cấp
- Đăng kí thông tin đặt hàng trên hệ thống
- Báo cáo tình trạng đặt hàng tới người phụ trách
Trước khi áp dụng RPA, việc sao chép thông tin đặt hàng mất nhiều thời gian và hay sai sót. Xử lý của hệ thống chậm trễ nên hay phải chờ đợi tạo nhiều áp lực cho nhân viên phụ trách đặt hàng. Trước đây doanh nghiệp thường phải chấp nhận vì hoạt động này liên quan đến hệ thống của đối tác giao dịch, nhưng sau khi áp dụng RPA để tự động hóa thì doanh nghiệp đã hoàn thành công việc mà trước đây cần 130h/năm chỉ trong 30h. Sai sót khi nhập liệu giảm đi đáng kể, hơn nữa, còn giải phóng được gánh nặng tinh thần của nhân viên thực hiện do không phải chờ đợi.
Nghiệp vụ kế toán
Đây là trường hợp áp dụng RPA kết hợp với OCR để xử lý tự động hóa đơn tại doanh nghiệp phân phối – lĩnh vực được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. - Sau khi nhận hóa đơn, sử dụng máy scan và OCR để số hóa thông tin hóa đơn
- Nhận dữ liệu đặt hàng tương ứng từ Hệ thống mua sắm
- Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với dữ liệu đặt hàng
- Nếu các dữ liệu thống nhất, chuyển sang xử lý thanh toán. Nếu không, yêu cầu người phụ trách kiểm trả lại. Do nhiều nguyên nhân như OCR đọc lỗi thông tin, v.v các dữ liệu đối chiếu có thể không thống nhất nên cần yêu cầu nhân viên kiểm tra lại.
- Đăng ký thông tin đặt hàng lên hệ thống
- Thông báo tình trạng đặt hàng đến người phụ trách
Khi chưa áp dụng RPA, kế toán thường phải vào hệ thống mua sắm, in ra dữ liệu đặt hàng, đối chiếu thủ công với hóa đơn. Tuy nhiên, sau khi áp dụng RPA, kế toán chỉ phải kiểm tra lại các trường hợp dữ liệu không thống nhất chiếm khoảng 20% tổng số
Trường hợp trên, doanh nghiệp sử dụng phần mềm OCR truyền thống, tuy nhiên, với sự xuất hiện của giải pháp AI-OCR như DX-Suite, phạm vi ứng dụng OCR dự đoán sẽ được mở rộng nhiều hơn.
Nghiệp vụ nhân sự
Áp dụng RPA trong nghiệp vụ hành chính nhân sự
Do nghiệp vụ liên quan đến thông tin cần bảo mật nên doanh nghiệp không thể ủy thác ra ngoài. Nhiều trường hợp, cán bộ quản lý có chi phí nhân công cao phải tự mình xử lý. Do đó, dù khối lượng công việc không lớn áp dụng RPA sẽ đem lại hiệu quả cao. Đây là trường hợp sử dụng RPA để tự động hóa bước 2.
- Nhân viên mở hệ thống quản lý nhân sự và thay đổi thông tin thuộc tính như địa chỉ của nhân viên.
- Lấy thông tin trên hệ thống quản lý nhân sự để phản ánh những thay đổi đó trên hệ thống nội bộ liên quan.
Nghiệp vụ trả lương nhân viên – Phê duyệt chi phí
Đây là trường hợp các bạn hay được demo. RPA tự động xử lý bước 1 đến bước 4 dưới đây để kiểm tra lộ trình và chi phí trước khi phê duyệt chi phí đi lại cho nhân viên.
- Nhân viên đăng ký thông tin lên hệ thống phê duyệt kinh phí
- Sử dụng dịch vụ tra cứu đường đi để tìm lộ trình dựa trên tên nhà ga do nhân viên cung cấp
- Đối chiếu kết quả tra cứu với thông tin đăng ký để kiểm tra tính hợp lý của lộ trình và chi phí do nhân viên cung cấp
- Nếu kết quả đối chiếu thống nhất, xử lý phê duyệt. Nếu không, trả lại đơn đăng ký.
Bạn thấy thế nào? Chắc bạn cũng đã nghĩ ra những công việc có logic cố định có thể tự động hóa bằng RPA trên nền tảng ứng dụng khác nhau phải không ?.
